Dit is deel 2 van de driedelige serie ‘De drie verzuimgesprekken’. In deel 1 gaven we aandacht aan de structurele beperkingen van het goede gesprek. In deel 3 volgt het navigatiegesprek.

In deel 1 is het succes van het goede gesprek kritisch onder de loep genomen. Niet om het bij voorbaat af te kraken, maar om antwoorden te vinden op de vragen die bij veel organisaties bestaan. We doen ons uiterste best en toch zien we jaar na jaar dat het verzuim eerder stijgt dan dat het daalt. De conclusie was niet mals: het komt te laat, drijft te veel op verplichting en heeft een te functioneel karakter om echt verdiepend te zijn. Maar dan rijst de vraag: wat dan wél?

Na die analyse verschuift de aandacht naar een variant die helaas door nog maar weinig organisaties aan hun werknemers wordt aangeboden: het zogenaamde vroege gesprek. Dit is een gespreksvariant die nog vóór de verzuimmelding door de werknemer op basis van (het Time-out beleid) vrijwilligheid en veiligheid kan worden geïnitieerd.

Het goede gesprek versus het vroege gesprek

Om de essentie van het vroege gesprek uit te leggen, maken we opnieuw de vergelijking, dit keer tussen het goede gesprek en het vroege gesprek. Die aanpak maakt ook automatisch inzichtelijk waar de raakvlakken te vinden zijn.

1. Timing

Goede gesprek → ná uitval.

Vroege gesprek → vóór uitval (bij signalen, frictie, overbelasting). Belangrijk: het vroege gesprek is nog geen ‘dossiermoment’ en is daardoor voor zowel de werknemer als de leidinggevende een keuzemoment — niet een verplicht station.

2. Aanleiding

Goede gesprek → verplicht (beleid, wet- en regelgeving).

Vroege gesprek → vrijwillig en uitnodigend (de Time-Out gedachte). Vrijwilligheid vergroot aspecten als openheid en eigenaarschap op een manier die bij het goede gesprek structureel ontbreekt.

3. Initiatief & gesprekspartner

Goede gesprek → de leidinggevende initieert, hiërarchische relatie.

Vroege gesprek → meestal de werknemer zelf, met de leidinggevende, HR of een onafhankelijke Time-Out coach. Het machtsevenwicht is minder scheef, waardoor het gevoel van veiligheid voor de werknemer toeneemt.

4. Belangen

Goede gesprek → meervoudig belang: werknemer deelt de ruimte met werkgever, beleid, wetgeving, re-integratie en kosten.

Vroege gesprek → individueel preventief maatwerk om uitval te voorkomen. Er is gevoelsmatig minder sprake van verborgen agenda’s, waardoor meer ruimte ontstaat voor een echte dialoog.

5. Setting

Goede gesprek → juridisch kader, beperkingen, dossieropbouw.

Vroege gesprek → vrijer, buiten het formele verzuimproces (Time-Out als ’tussenruimte’). Meer ruimte voor wat er echt speelt, ook buiten de ‘arbeidsmogelijkheden’.

6. Inhoud & doel

Goede gesprek → “Wat kun je nog? Wanneer terug?”

Vroege gesprek → “Wat speelt er? Wat zijn de knelpunten, wat heb je nodig? Wat moet of kan er anders?” Het goede gesprek gaat over herstel en inzetbaarheid. Het vroege gesprek gaat over voorkomen en betekenis.

7. Dynamiek: luisteren versus sturen

Goede gesprek → veel zenden, kaderen, sturen.

Vroege gesprek → meer luisteren, verkennen, vertragen. Meer relaxed, omdat er nog geen oplossing hoeft te worden geforceerd. Er is nog geen crisis dus er hoeft ook nog geen crisismanagement te worden gevoerd.

Eerlijke kanttekening

Het vroege gesprek klinkt als een groot succesverhaal: dus direct stoppen met het goede gesprek en vanaf morgen alleen nog maar vroege gesprekken gaan voeren? Was het maar zo eenvoudig. Het vroege gesprek is zeker niet automatisch ‘beter’ dan het goede gesprek. Het fundament dat nodig is voor het initiëren en voeren van het vroege gesprek blijkt bij de meeste organisaties nog niet of onvoldoende aanwezig. Er is nog veel werk aan de winkel omdat er een andere structuur nodig is. Zonder volledig te zijn noemen we een paar belangrijke aspecten:

• Omdat het maken van andere keuzes meer zelfstandigheid en volwassenheid vraagt van de organisatie én de medewerker,
• Het vroege gesprek (mede doordat het nog onbekend is) urgentie mist: geen druk betekent ook uitstel,
• Het vrijwillige karakter nu eenmaal minder afdwingbaar is: onderschat niet dat het succes sterk afhankelijk van cultuur is,
• De organisaties momenteel nog een toegespitst Time-Out beleid missen,
• Er nog geen passend systeem bestaat waarmee de behoefte van de werknemers wordt ontsloten (waarmee ze hun gesprek kunnen aanvragen).

Tussenconclusie

Het goede gesprek is zeker een belangrijk en handig instrument binnen verzuim. Het vroege gesprek is een nog onbekend alternatief dat werkgevers nog vóór verzuim aan de werknemers kan aanbieden. De echte winst zit niet in kiezen, maar veel eerder in een gecombineerde volgorde:

• Eerst het vroege gesprek (preventie).
• Pas daarna, als er toch een verzuimmelding komt, het goede gesprek (herstel).

In deel 3 wordt aansluitend het derde mogelijk instrument behandeld: het navigatiegesprek. Een aanvullend gesprek tijdens (langdurig) verzuim dat niet ter vervanging van het goede gesprek wordt aangeboden, maar ernaast kan worden gevoerd.

Mocht je naar aanleiding van deze of een andere blog interesse hebben, stuur me dan een mailtje via info@verzuimdynamiek.nl.

Bedankt voor je tijd en tot de volgende blog.

Hartelijke groet,

Herwin Schrijver