In deze blog leg ik de (onbedoelde) impact uit die ontstaat door de digitalisering van de verzuimbegeleiding. Omdat we de automatisering van vastomlijnde en tijdsgebonden actiepunten niet kunnen tegengaan is het belangrijk om mogelijke ongewenste gevolgen vooraf te herkennen, te analyseren en waar nodig te repareren.

Een werknemer meldt zich ziek 

Bij minder duidelijke oorzaken is de totstandkoming van een ziekmelding voor de werknemer vaak het resultaat van een moeizaam en emotioneel proces vol twijfels. Er speelt veel tijdens een fase van ‘wel of niet doen’ en dan uiteindelijk is het moment daar: de ziekmelding is een feit en daarin bepaalt de werknemer automatisch 2 belangrijke dingen:

• het startpunt van de wettelijke tijdslijn (Poortwachter);
• de door de werknemer ge(be)dachte oorzaak/aanleiding voor de melding.    

En dan?

Vanaf de eerste minuut treedt er een dominant, kostbaar, complex, onpersoonlijk en afstandelijk stelsel aan wet- en regelgeving in werking. In combinatie met de taken in het verzuimsysteem moet iedereen opeens zoveel verschillende taken en dingen ‘regelen en afvinken’ dat de oorzaken en de aanlooproute voor het verzuim ondersneeuwen. Ook de aandacht voor de werknemer zelf komt daardoor direct vanaf dag 1 al vaak in het gedrang. Wanneer we het landschap van de verzuimbegeleiding beschrijven dan zien we de volgende zaken aan de horizon opdoemen:

• de werknemer en werkgever krijgen beiden als het ware acuut een loden bal aan (Poortwachter en andere wettelijke) verplichtingen om de enkels gehangen.
• De melding activeert allerlei verplichte samenwerkingen, denk aan HR, de leidinggevende, de praktijkondersteuner, dienstverleners, bedrijfsartsen, andere artsen, casemanagers, etc.
• Er begint een radar te draaien die van allerlei informatie moet oppikken; is er wel sprake van verzuim, moeten er richtlijnen worden gevolgd, is er iemand verantwoordelijk (aansprakelijk), etc.;
• Klokken treden in werking en beginnen per direct te tikken; 2 weken de tijd tot dit, 6 weken voor dat, 8 weken totdat en uiterlijk de 42^e week zo en de 52^e week dat, totdat de 2 jaar uiteindelijk volgemaakt zijn.
• Naarmate het langer duurt komt de arbeidsdeskundige in beeld en eventueel een specialist 2^e Spoor. Vaak moeten er bij passend en ander werk door HR allerlei arbeidsrechtelijke formaliteiten worden geactiveerd en verzekeraars moeten geïnformeerd, etc. etc.

Digitale werkelijkheid

Na de verzuimmelding worden, zoals gezegd, opeens allerlei processen, organisaties, professionals en tijdsschema’s belangrijk, en al die specialisten en activiteiten moeten de bijbehorende instanties op het juiste moment op de juiste manier activeren. Al die specialisten voeren hun (be)handelingen binnen vooraf vastgestelde en bepaalde patronen en tijdspaden uit en leggen deze vast. Wat het geheel in de uitvoering extra complex maakt is dat dit hele proces geen ruimte laat voor uitzonderingen terwijl iedere verzuimmelding eigenlijk variabel en uniek is. Dit maakt dat systemen bijvoorbeeld 10 unieke griepmeldingen digitaal reduceren tot 1 algemene universele griepmelding, en 10 arbeidsconflicten tot 1 melding voor arbeidsconflicten, enzovoorts. Omdat we onze wereld in deze tijd steeds verder automatiseren, gebeurt dit steeds vaker en creëren we zo een nieuwe digitale werkelijkheid. Voeg daarbij dat de werknemer bij de melding de verzuimoorzaak en/of aanleiding benoemt en dat het systeem daarna meer volgend dan analyserend is.

Voorbeeld

De werknemer geeft, bijvoorbeeld met een verzuimapp, aan dat de reden voor de ziekmelding “Griep” is en activeert daarmee het verzuimsysteem zoals in onderstaande (vereenvoudigde) fictieve weergave. 

Een dergelijke efficiënte vorm van registratie en verwerking resulteert in een ‘digitale werkelijkheid’ die stevig kan botsen met de natuurlijke en persoonlijke werkelijkheid van de werknemer. Hierdoor ontstaat mogelijk een digitale vervaging van de individuele werknemersbeleving waardoor de verzuimbegeleiding automatisch ook minder warm, minder empathisch en meer klinisch aanvoelt. Dit verergert wanneer die digitale werkelijkheid ook nog eens dominant wordt, bijvoorbeeld omdat organisaties steeds meer digitaal en op basis van data managen. Deze werkwijze ontwikkelt zich al snel richting een situatie dat het bij de verzuimbegeleiding eigenlijk alleen nog maar over de werknemer en het proces gaat. Niemand praat eigenlijk nog met de werknemer. 

Wanneer we vanuit een helikopter naar de verzuimbegeleiding in Nederland zouden kunnen kijken dan zien we exact wat er aan het gebeuren is; door de groei van de digitale dienstverlening vervaagt de werknemer steeds meer. De meeste arbodiensten en veel werkgevers zullen het ontkennen maar bij steeds meer werknemers gaat de aanvraag voor de WIA-keuring de deur uit zonder dat ze ooit iemand van de arbodienst in het echt gezien hebben. Binnen het hedendaagse procesmanagement besteedt de casemanager die de verzuimbegeleiding verzorgt een steeds groter deel van de tijd en energie aan het digitaal dichttimmeren van de uitvoering en het verzuimdossier. Steeds meer van het ‘werk’ bestaat uit mailtjes, controleren, afstemmen, doorgeven en het zetten van ‘vinkjes’.

Compenseren en camoufleren

Werkgevers herkennen hoe de reguliere werkzaamheden van de werknemers in hoog tempo digitaliseren. Het zogenaamde data gestuurd werken veroorzaakt afstand tot de werkvloer en de collega’s, het individualiseert en werkgevers proberen dit tegen te gaan door de werknemers meer emotioneel bij het werk te betrekken. Dit gebeurt doordat organisaties allerlei opleidingen, trainingen en projecten organiseren waarmee zij emotioneel getinte thema’s binnen de organisatie belangrijk maken.

Op deze wijze dompelen zij werknemers onder in zachte, op de mens gerichte projecten met Mindfulness, Verbinding, Vitaliteit, Diversiteit en nog veel meer. Een ander instrument zijn de hordes door de werkgever aangeboden trainers en coaches die met tal van verschillende  programma’s om de werknemers heen zwermen. Een andere veel gebruikte schokdemper die tegen de afstandelijke, koude klinische data-wereld wordt ingezet is Preventie. Met tal van preventieve initiatieven wordt geprobeerd om te voorkomen dat werknemers zich steeds meer een nummer gaan voelen en uiteindelijk met allerlei psychische- en motivatie klachten afhaken. 

Aanvullende dienstverlening

Wanneer we naar de toekomstige digitale arbodienstverlening kijken zullen werkgevers en arbodiensten moeten voorkomen dat de werknemers bij verzuim (en problemen) in een digitale jungle verdwalen. Of we nu willen of niet, de verzuimbegeleiding in Nederland wordt straks grotendeels ingevuld door algoritmen, vragenlijsten, avatars en zelfdenkende verzuimsystemen. 

Om dwaling in de digitale jungle te voorkomen zal er daarnaast aanvullende dienstverlening worden ingericht die door werkgevers en werknemers op basis van vrijwilligheid wordt ingekocht/gebruikt: het mensgerichte casemanagement. In de afbeelding staat deze aanvullende dienstverlening daarom buiten de ‘Arbodriehoek’ en boven de vlakken staan de opleiders die de betreffende opleidingen kunnen verzorgen. Het mensgerichte casemanagement wordt met de opleiding Regie op Inzetbaarheid verzorgt door NIDI en Avtale. Gezond in Bedrijf verzorgt met Regie op Verzuim de opleiding voor het procesgerichte casemanagement terwijl opleidingen in de lijn van re-integratie bij Mark Academy en RADI kunnen worden gevolgd.

Het mensgerichte casemanagement is een nieuwe loot aan de stam en vereist een compleet andere opleiding dan het klassieke Regie op Verzuim voor het procesgerichte (Poortwachter) casemanagement. Daar hebben we meer dan een jaar keihard aan gewerkt en een nieuw programma samenstellen is van een andere orde dan ondanks wat ronkende marketingteksten exact hetzelfde blijven doen. Voor professionals die interesse hebben: kijk maar eens op de sites.

Veel veranderingen

Niet alleen voor de werkgevers, arbodiensten en dienstverleners gaat er veel veranderen. Ook voor tal van specialisten bij de verzuimbegeleiding gaat de nabije toekomst voor ingrijpende veranderingen zorgen. De nieuwe concepten en nieuwe modellen gaan ook een grote impact hebben voor onze opleidingsinstituten. De structuren gaan flink op de schop zodat we onze studenten optimaal kunnen begeleiden en opleiden, daarover binnenkort meer.  

Tot zover een inkijkje op de mogelijke veranderingen waarmee een bruikbaar antwoord op de komende digitalisering kan worden gevonden. Iedereen zal zich moeten aanpassen en versneld naar nieuwe rollen moeten zoeken om de digitale transitie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Werkgevers en dienstverleners die graag verder en meer verdiepend over deze onderwerpen van gedachten willen wisselen kunnen dit kenbaar maken op info@verzuimdynamiek.nl of mijn profiel hier via LinksIn.

Bedankt voor het lezen,

Vriendelijke groet,

Herwin Schrijver 

april 2025