De laatste blog was een studiedocument met een trilogie over drie verzuimgesprekken. Eén daarvan speelt vóór het verzuim, de andere twee erna (navigatiegesprek en het goede gesprek). In deze blog wordt voortgebouwd op die basis en wordt een nieuwe rol geïntroduceerd die binnen dat vóór-verzuimdomein een centrale plek inneemt.

De meeste organisaties die Verzuimdynamiek spreekt, herkennen hetzelfde patroon: het overgrote deel van de energie, aandacht en middelen komt beschikbaar op het moment dat een medewerker zich ziekmeldt. Alles is daarop ingericht — de software, de rollen, de protocollen, de wetgeving. Het reactiemodel. En dat werkt. Zolang je het moment van de melding als vertrekpunt neemt.

Maar bij steeds meer werkgevers en HR-professionals groeit de behoefte om eerder in beweging te komen. Niet omdat het systeem hapert, maar omdat de signalen die eerder zichtbaar en merkbaar zijn nu onvoldoende aan bod komen. Men voelt intuïtief aan dat daarmee kansen worden gemist.

Wat zou er gebeuren wanneer werkgevers en (arbo)dienstverleners niet alleen in actie komen ná uitval? Wat zouden de effecten zijn van individueel maatwerk vóórdat verzuim ontstaat?

Van reactief naar proactief — maar hoe?

Dat klinkt eenvoudiger dan het is. In de wereld ná het verzuim is vrijwel alles geregeld:

• De Wet verbetering poortwachter biedt structuur, rollen, kaders en tijdslijnen;
• Verzuimsoftware houdt hier bij de begeleiding al rekening mee;
• De meeste rollen worden vervuld door adequaat opgeleide professionals;
• Het werkveld is bekend, er zijn aanbieders en er is controle.

In de wereld vóór het verzuim ontbreekt dit alles grotendeels. Om werknemers, werkgevers en professionals ook daar in staat te stellen gestructureerd te opereren, is een vergelijkbaar model nodig. Dat model hebben wij ‘Time-Out’ genoemd — maar de naam had ook anders kunnen zijn. Met Time-Out is het volgende georganiseerd:

• Een beleid dat structuur, rollen, kaders en tijdslijnen biedt;
• Preventie-software die hier bij de uitvoering al rekening mee houdt;
• Opleidingen om rollen te laten vervullen door adequaat opgeleide professionals;
• De inrichting van een nieuw werkveld met aanbieders en controlemogelijkheden.

Twee voorwaarden die er echt toe doen

Toch zijn er twee verschuivingen die op een ander niveau moeten plaatsvinden:

1. De essentiële switch van een reactiemodel naar proactieve begeleiding door de werkgever.
2. De werkgever die zelf ‘aan de bak’ gaat, in plaats van de begeleiding structureel buiten de deur te leggen.

Met een goed ingericht Time-Out beleid kunnen organisaties hun medewerkers de mogelijkheid bieden om op tijd stil te staan wanneer werk, privé en welzijn uit balans raken. Geen zwaar traject. Geen medische route. Geen dossier vol verplichting. Alles begint bij het zichtbaar maken van de behoefte om hierover als werknemer in gesprek te kunnen gaan. Op het juiste moment — nog vóór het verzuim — op ‘een knop’ kunnen drukken om met de juiste professional in gesprek te gaan.

Die professional heet: de Audior.

De naam die het hardst te vinden was

Eerlijk gezegd was het verrassend lastig om tot deze naam te komen. Woorden als coach, begeleider, casemanager of adviseur klinken meer vertrouwd, maar ze sturen ook. Ze zenden, controleren, schrijven voor of brengen een boodschap, product of verplichting over. En precies dat is wat in deze rol nadrukkelijk niet wordt gevraagd.

Loop maar eens bij HR binnen en vraag naar alle verschillende titels en functies voor medewerkers en adviseurs die processen managen, problemen oplossen of prestaties verbeteren. Vervolgens de vraag: hoe heet bij werkgevers de functionaris wiens hoofdtaak het is om te luisteren zonder oordeel?

Is het ooit opgevallen dat er maar heel weinig woorden bestaan voor professionals die alleen luisteren — zonder agenda, zonder actie, zonder advies? En dat werkgevers zelden iemand in dienst hebben of inhuren met precies díé taak?

Dat maakt deze rol bijzonder.

Wat is het verschil met een vertrouwenspersoon?

Een vergelijking die regelmatig opduikt tijdens uitlegsessies is die met de vertrouwenspersoon. Toch is de invulling wezenlijk anders. Een vertrouwenspersoon is een formeel bekende rol die in grote lijnen acteert op het managen van incidenten en organisatie-interne kwesties waar het individuele grenzen betreft — denk aan ongewenst gedrag, pesten, intimidatie, integriteitskwesties en vertrouwelijke gesprekken met begeleiding bij meldingen of vervolgstappen.

Een Audior is iets anders. De Audior is geen coach, geen behandelaar en geen manager. Het is een professional die ruimte biedt door aandachtig en waardevrij te luisteren. Een specialist in de luisterrol die signalen opvangt en samen met de werknemer de balansproblematiek probeert helder te krijgen — vóórdat het uitval wordt. Beweging in het hoofd laten ontstaan, niet door advies te geven, maar doordat de werknemer zich echt gehoord voelt.

Kennismaken: wat is een Audior?

Een Audior is een onafhankelijke en betrokken professional die medewerkers en/of leidinggevenden ondersteunt door middel van professionele aandacht, neutraliteit en een luisterend oor. De Audior vormt een vertrouwelijke en objectieve gesprekspartner — binnen én rondom een organisatie.

Leidinggevenden, HR of collega’s zijn doorgaans onderdeel van de dagelijkse dynamiek en kunnen het belang van een werknemer zelden structureel voorop laten gaan. Dat geldt niet voor een Audior. Die staat naast de medewerker en luistert zonder oordeel en zonder eigen belang. Hierdoor ontstaat ruimte om open te spreken over werkdruk, spanningen, onzekerheden, samenwerking, motivatie of persoonlijke omstandigheden die het functioneren beïnvloeden.

Vaardigheden van een Audior

• Luisteren met aandacht — biedt belangeloos aandacht en neemt signalen serieus.
• Neutraal en onafhankelijk — waardevrij en objectief luisteren en kijken.
• Ondersteunen bij reflectie — helpt medewerkers inzicht te krijgen in knelpunten, keuzes en mogelijkheden.
• Versterken van welzijn en inzetbaarheid — door tijdige gesprekken kunnen uitval, escalatie en langdurige problemen mogelijk worden voorkomen.
• Brugfunctie binnen organisaties — waar passend kan een Audior helpen om communicatie tussen medewerker en organisatie te verbeteren.

Wat maakt een Audior nog meer waardevol?

In veel organisaties zijn tal van loketten beschikbaar. Maar een laagdrempelig, onafhankelijk en 100% veilig aanspreekpunt ontbreekt structureel. Met een Audior wordt die hiaat opgevuld: medewerkers krijgen vroegtijdig ondersteuning die aan precies die criteria voldoet. Dat vergroot vertrouwen, betrokkenheid en de preventieve mogelijkheden — en daarmee de individuele duurzame inzetbaarheid.

Vanuit deze bewegingsvrijheid worden de effecten van vroeg signalering veel meer vanzelfsprekend, meer ‘eigen’ en minder opgelegd. De gesprekken voelen minder als een verplicht nummertje, meer menselijk. Hoe mooi is het om samen een nieuw beleid te introduceren waarbij het wachten totdat iemand uitvalt niet langer het startmoment hoeft te zijn?

Veelgestelde vragen

Kan een Audior ook in dienst zijn bij de werkgever zelf?

Jazeker — maar er moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De werknemer moet 100% zeker een veilig gesprek kunnen voeren. Dat moet in het Time-Out beleid middels een geheimhoudingsverklaring worden geborgd. Daarnaast moeten de Audiors de opleiding met goed gevolg hebben afgelegd. Grote organisaties kunnen eigen Audiors in dienst hebben of inhuren; zij werken op basis van taakdelegatie onder hoede van een bedrijfsarts, op basis van een geheimhoudingsverklaring als addendum bij het Time-Out beleid, of een combinatie van beiden — met name op het snijvlak van medische of psychische problematiek.

En het medisch geheim en privacy?

Een voorkomend struikelpunt is de gedachte dat deze dienstverlening door de arbodienst moet worden uitgevoerd vanwege privacy en het medisch geheim. Een mooi voorbeeld van hoe diep het ‘Poortwachterdenken’ bij sommige organisaties zit. Bij Time-Out is er geen sprake van verzuim — dus geen Poortwachter. De werknemer vraagt zelf aan, de knelpunten hoeven niet medisch te zijn, en er wordt niets vastgelegd.

Wat is het verschil met bestaande preventieve maatregelen?

Dat is op voorhand niet te zeggen. Wat Time-Out zo uniek maakt, is de combinatie van beleid én een (AI-gedreven) softwaresysteem waarmee de werknemer en/of leidinggevende de juiste — speciaal daarvoor opgeleide — Audior kan kiezen. Dat maakt individueel maatwerk mogelijk, inclusief bijpassende interventies.

We proberen iedereen zo goed als mogelijk te informeren maar laten — uiteraard — niet het achterste van de tong zien. We hebben de Audior uitgelegd, maar lang niet alle kwesties besproken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met het medisch geheim of privacy? Bijzonder eigenlijk: die aspecten spelen bij Time-Out zonder verzuim en registratie bij grote organisaties opeens wél een rol, terwijl ze bij het goede gesprek tijdens het verzuim inclusief vastlegging in het verzuimsysteem blijkbaar geen probleem zijn.

Mocht je naar aanleiding van deze of een andere blog interesse hebben, stuur me dan een mailtje via info@verzuimdynamiek.nl.

Bedankt voor je tijd en tot de volgende blog.

Hartelijke groet,

Herwin Schrijver

Verzuimdynamiek B.V.