De titel van een leuk nummer van de Stones en de titel van een nieuwe blog die toevallig ook over een GO gaat, maar dan een totaal andere. In mijn vorige document beschreef ik de gedachten over het samenbrengen van diensten en ik sloot af met de opmerking later meer te schrijven over de mogelijke inrichting van de samengevoegde dienstverlening.
Going to a GO
Een what? Een Gemeenschappelijke Organisatie, de samenwerking tussen werkgever en werknemer waarin de dienstverlening wordt ondergebracht: dat is een GO, beter gezegd het bestuur waarin het beleid samen wordt bepaald. De wederzijdse belangen, de wensen, visie op de toekomst, wetgeving, inkleuring van de dienstverlening, cultuur van de organisatie en nog veel meer bruisende elementen die in het bestuur ongetwijfeld voor boeiend en dynamisch overleg zullen zorgen. Het bestuur staat los van de uitvoering die plaats vindt in een aparte organisatie met een eigen entiteit: de GO. In deze organisatie is de toekomstige dienstverlening verdeeld in 3 hoofdgroepen zodat er een herkenbare grens tussen de verschillende werkgebieden ontstaat.
De indeling in verschillende werkgebieden is nodig om de dienstverlening die voor de gehele organisatie wordt ingezet los te koppelen van de specialistische diensten die op persoonsniveau worden ingezet. Op deze wijze ontstaat er een blok met algemene werkgeversdiensten met daarin de dienstverlening die voor de gehele of delen van de organisatie is bedoeld, denk hierbij aan preventie, duurzame inzetbaarheid, Corona-maatregelen, etc. Ik weet dat bijvoorbeeld een aantal inkomensverzekeraars nu heel veel geld kapot gooien om te bewijzen dat een aanpak over de hele organisatie ook op werknemersniveau herleidbaar moet zijn. In Jip en Janneke-taal; omdat er geen duidelijk waarneembaar individueel doel is wordt er blind met hagel geschoten om vervolgens proberen te bewijzen dat je hetgeen je wilde raken ook getroffen hebt. Het lijkt een beetje op het Corona-beleid van de Overheid: niet precies weten wat te doen dus eerst allerlei maatregelen nemen en later kijken of het geholpen heeft. Als dat niet zo is kun je altijd nog zeggen dat het zonder de maatregelen nog veeeeeel erger geweest zou zijn (bewijs maar eens dat het niet zo is) en dat het dus een prima beleid was.
Het andere blok dat zichtbaar wordt betreft de meer specialistische dienstverlening die naar één of meerdere personen herleidbaar is; de gerichte werknemersdiensten, HR/P&O-werkzaamheden en financiële aspecten die onder toezicht van de medisch accountant vallen. Vanwege de rechtstreekse herleidbaarheid speelt de AVG een belangrijke rol en door de recente Corona-ontwikkelingen is er daarnaast een steeds groter wordende complexiteit van de verstrengeling privé/werk. Door deze combinatie zijn er ook voor de HR-professionals steeds meer activiteiten die meer in een 100% vertrouwelijke omgeving thuishoren. Een bijkomend voordeel van deze samenvoeging is dat de re-integratie bij langdurig verzuim en arbeidsongeschiktheid veel eenvoudiger in de GO kan worden opgepakt wanneer HR daar ook rechtstreeks vertegenwoordigd is.
Afbeelding. Het dienstenaanbod in de GO
Wettelijke kaders voor toezicht op medisch geheim, privacy en uitvoering
Bij het dienstenaanbod van de GO zullen de wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld het waarborgen van de privacy van de werknemers, een steeds grotere rol gaan spelen. Mede daarom is de arbo-licentie nodig om de operationele activiteiten uit te mogen voeren. Deze bepaling is aanvullend op de maatregel om de uitvoering los te koppelen van de moederorganisatie en onder te brengen in de beschermde omgeving van een eigen entiteit. Zo worden het medisch geheim en de privacy van de werknemers bij verzuim buiten de bestaande werkomgeving geplaatst, een belangrijke voorwaarde voor een adequate inrichting omdat veel informatie met betrekking tot de uitvoering voor de werkgever niet toegankelijk mag zijn. De toegang tot informatie is exclusief aan werknemers binnen de GO voorbehouden en om de onafhankelijkheid te waarborgen wordt het toezicht binnen de entiteit bij externen, zoals bijvoorbeeld de stafarts en de medisch accountant, belegd. Zij bepalen op basis van contracting en protocollen die de bedrijfsartsen kunnen aansturen, welke werkzaamheden op welk moment door welke professionals worden opgepakt en uitgevoerd. In de GO moeten onder meer de volgende zaken worden geregeld:
- Uitvoeringslicentie, audits (op processen, protocollen, ICT, etc.);
- contracting Taakdelegatie en supervisie van de bedrijfsartsen en uitvoerende professionals;
- ICT en de verzuimadministratie, privacygevoelige HR-werkzaamheden (zoals bijvoorbeeld re-integratietrajecten);
- uitvoering takenpakket Gezondheid Toekomst Werk en betalingsverkeer aangaande interventies, re-integraties, uitkeringen, etc.
De specifieke dienstverlening en andere activiteiten die voor de werknemer maatwerk moet zijn, worden uitgevoerd door de professionals van de afdelingen Gerichte Werknemersdiensten en HR-diensten. Een groot deel van deze diensten vervangen de uitvoering van de werkzaamheden die nu bij een externe arbodienst zijn ondergebracht. Omdat de werknemer en het doel exact bekend zijn kun je op deze wijze de geleverde prestaties wel eenvoudig en zeer precies beoordelen en meten. In tegenstelling van het schot hagel op goed geluk zoals bij de algemene werkgeversdiensten het geval is.
Deze manier van aanpak binnen een GO is een voordeel voor werkgever en werknemer, want bij de uitvoering door een externe traditionele arbodienst zijn de afgelopen jaren onder meer de volgende (AVG-)obstakels ontstaan;
- hoge kosten en geen inzicht in kosten en rendementen (privacy AVG);
- beperkingen in de uitvoering door externe problemen (te weinig bedrijfsartsen, geen geschikt personeel);
- geen of te weinig invloed op de werkprotocollen van de arbodienst;
- lastige controle op facturen, werkzaamheden en functionarissen die het werk doen;
- beperkte inzet eigen mensen mogelijk;
- lastige communicatie en stagneren informatie met betrekking tot re-integratie;
- afhankelijk van externe visie en beleidsmodellen waar het de uitvoering betreft (te veel arbo, te weinig Gezondheid Toekomst Werk);
- te weinig of geen invloed op de providerbogen (re-integratie, interventies) en prijsstellingen;
- discussie over ICT en ownership of the data;
- tijdrovende en kostbare aanbestedingen en tenders;
- etc.
Uit dit overzicht blijkt dat veel organisaties geen idee hebben wie welke werkzaamheden doet bij hun externe arbodienst. En ze kunnen en mogen (AVG) dit ook niet controleren. Ook is het voor de werkgever vaak (te) lastig om eigen dienstverleners in de processen te integreren om bijvoorbeeld op onderdelen van de verzuimbegeleiding of de re-integratie mee te kunnen denken. In de nieuwe GO is dit wel goed mogelijk en kan er door beleidsmatige en/of operationele inkleuring van de dienstverlening door de werkgever en werknemers mee worden bepaald. Er kan door het bestuur van de GO bijvoorbeeld worden afgesproken dat er extra budget wordt vrijgemaakt om meer aandacht te besteden aan de thuissituatie en de eigen gedachten van de werknemer over de toekomst. Dan zijn zaken als de financiering en uitvoering van het project binnen de GO als dochteronderneming veel eenvoudiger te realiseren. Maar ook kan het bestuur van de GO bijvoorbeeld vragen om de mogelijkheden voor een intern Corona-beleid inclusief testen en vaccineren te onderzoeken en de uitkomsten te presenteren.
Gaat een GO alles zelf doen?
Het belangrijkste van het hele proces is dat de activiteiten in de GO worden ondergebracht. De professionals en het instrumentarium voor de uitvoering kunnen desgewenst worden ingekocht, dat is geen enkel probleem. Wanneer we naar belangrijke aspecten kijken als financiering, eigendom, zeggenschap, verantwoordelijkheden, aansturing etc. dan kunnen daarvoor tabellen worden opgesteld en gebruikt. Natuurlijk zijn er al verschillende tabellen en spoorboekjes ontwikkeld, maar wie waarover gaat, wat moet doen, welke bevoegdheden heeft en wat de kosten zijn, wordt in andere documenten behandeld. In deze blog schetsen we de voordelen van een GO voor werkgever en werknemer en wordt het organiseren van een GO globaal besproken. Over de wijze waarop koers- en kerndocumenten eventueel beschikbaar kunnen worden gesteld wordt nog nagedacht.
Wat in het kader van alles zelf doen zeker belangrijk is zijn de spelregels voor de inrichtingen van de samenwerkingen door de GO. Een belangrijk aspect hierbij is bijvoorbeeld dat de inkoop binnen de GO plaatsvindt en niet bij de afdeling Inkoop van de moedermaatschappij! Op deze wijze wordt een eventuele andere belangrijke weeffout uit het model gefilterd: de mogelijk tegengestelde belangen van inkoop versus de wensen van de professionals qua dienstverlening. De wensen en voorwaarden van Inkoop staan maar al te vaak haaks op de eisen en taken die bij adequate dienstverlening passen. Ook hier geldt dat er voor de inrichting van een GO-GTW heel veel spelregels ‘dichtgetimmerd’ moeten worden maar de verleiding om de desastreuse effecten ‘Inkoop’ in het verleden voor de toekomst om te buigen kon ik even niet weerstaan 😊. Voor nu bedankt voor jullie tijd, blijf allemaal gezond en veel leesplezier op www.verzuimdynamiek.nl
Hartelijke groet,
Herwin Schrijver.
