Met preventie voorkom je verzuim, toch?

Dat klinkt echt veel logischer dan met preventie veroorzaak je verzuim (alhoewel een dergelijk kopje uitdagender en voor tal van organisaties zelfs waar zou zijn). Ergens tussen 2005 en 2007 schreven Marjol (Nikkels) en ik al studieboeken over sociale zekerheid voor onze studenten. Een van de hoofdstukken ging destijds over de wijze waarop organisaties hun geldstromen inrichten en wat daarvan de gevolgen zijn; open budget, gesloten budget etc. Wat is er sindsdien veranderd en zijn er veranderingen waardoor de boodschap en/of de teksten van vroeger aangepast moeten worden? Een aantal veranderingen zijn overduidelijk en zonder te beweren dat het lijstje hiermee compleet is noem ik er een paar:

  • De financiële besluitvorming (directie en Finance) m.b.t. verzuim is slechts budgettair terwijl de invulling later door HR wordt gedaan;
  • Het onderwerp verzuimaanpak (en de verzuimbegeleiding) is bij veel organisaties niet (alleen) aan specialisten en professionals voorbehouden;
  • Organisaties zijn de afgelopen 10 jaar qua bedrijfsvoering toenemend gedigitaliseerd;
  • Een digitale data-gestuurde bedrijfsvoering heeft impact op de emotionele werkbalans van werknemers. Daardoor is er veel extra aandacht ontstaan voor de relatie met de werknemers en hun persoonlijke welbevinden;
  • De ‘zachte kant’ van de organisatie ervaart verzuim als een negatief onderwerp en hierdoor worden geld, middelen en energie liever op de meer warme onderwerpen zoals preventie, werkgeluk, leadership, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid ingezet. Naast de positieve uitstraling sluiten ze ook beter aan op de schaarste van personeel;
  • Nieuwe spelregels ten aanzien van de privacy van de werknemer hebben grote   impact op de mogelijke betrokkenheid van de werkgever en op de wijze van verzuim begeleiden;
  • Organisaties registreren verzuim in percentages, een afgeleide van dagen. Directe informatie met betrekking tot de verzuimkosten is moeilijker te ontsluiten en meestal pas veel later beschikbaar;
  • De samenhang tussen verzuimkosten(loondoorbetaling), begeleidingskosten en kosten voor re-integratie is al moeilijk te zien, de doorbelasting van UWV voor veel werkgevers amper nog te controleren.

Het verzuim van vandaag is anders dan het verzuim van morgen want het verzuim van vandaag bestaat en dat moet je oplossen. Het verzuim van morgen is er nog niet en kun je dus voorkomen. Voor het oplossen van het verzuim van nu zijn er allerlei complexe trajecten, lastige spelregels en wetten en je hebt met tal van verschillende dure externe professionals van doen. Het voorkomen van toekomstig verzuim pak je op met leuke super hippe rollenspellen, een boeiende trainer en je kunt het koppelen aan allerlei andere projecten zoals vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, inclusiviteit, leadership en werkgeluk. 

Een extra groot voordeel is dat je de training desgewenst over grote delen van de organisatie kunt uitrollen. Echt een hand vol voordelen en wanneer er dan ook nog eens een verkoopargument is waarin wordt gezegd dat het bestaande verzuim met deze producten kan worden aangepakt, wat denk je dan zelf wat de keuze gaat worden?

Preventie is positief en het verzuim van morgen voorkom je onder meer met aandacht voor  leadership, duurzame inzetbaarheid en vitaliteit. En waarom dan toch beweren dat preventie, duurzame inzetbaarheid en vitaliteit juist verzuim verhogend kunnen werken? Dat heeft met heel veel verschillende zaken te maken, er worden er hier 4 behandeld;

  • Inzet
  • Timing
  • Verzuimpercentage
  • Budgettering
Verzuim voorkomen met preventie

Inzet

In het schema staat Preventie onder de algemene werkgeversdiensten. Reden hiervoor is dat de diensten en producten met name op de organisatie gericht zijn en niet op de individuele begeleiding van de uitgevallen werknemers. Ondanks het feit dat een paar inkomensverzekeraars nu al hele grote bedragen hebben uitgegeven blijft het lastig om de impact van bijvoorbeeld vitaliteit en duurzame inzetbaarheid te bewijzen. Zelfs met data gestuurde rekenmodellen blijft het extreem lastig om het succes te bewijzen zonder dat er aan een persoon gekoppelde budgetten en informatie met een startdatum en einddatum beschikbaar is. Je blijft altijd ergens in een gemiddelde hangen terwijl individuele informatie veel makkelijker en preciezer meetbaar is. Dus wanneer verschuiven de panelen en is het beter dat de geldstromen richting de uitvoering gaan? 

Hoe kun je als organisatie het omslagpunt berekenen en meten met een soort van ‘preventie-omslagmeter’? Ik heb werkelijk geen idee of een dergelijk instrument al bestaat, maar ik heb wel een idee hoe je die kunt maken, er is in ieder geval iemand voor nodig die bovengemiddeld goed in wiskunde is en die kan bouwen. 

Timing en verzuimpercentage

Ergens zit er voor iedere organisatie dus een omslagpunt, een punt waar preventie averechts begint te werken. Niet omdat die preventie op zichzelf slecht is maar omdat het middelen, financiën en energie verbruikt die voor andere diensten zoals verzuimbegeleiding, interventies en re-integratie nodig zijn. Mijn waarneming is dat de meeste organisaties zich hier totaal niet van bewust zijn en met alle goede bedoelingen juist het tegenovergestelde gaan doen: het verzuim is skyhigh dus nog meer vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en leadership. En daar waar de leidinggevende in dit geheel een hoofdrol mag spelen is het nog (veel) erger! Dit soort organisaties zitten momenteel zonder uitzondering (ver) boven de 10% verzuim. De cijfers, overzichten en sociale jaarverslagen laten met allerlei trucs andere percentages zien, I know. Wanneer mensen zichzelf voor de gek willen houden moeten ze dat vooral doen maar het maakt wel dat een verzuimpercentage een volstrekt onbetrouwbare indicator voor de timingsvraag – het omslagpunt-  zou zijn. 

Een meer betrouwbare factor zou het verzuimkostenpercentage kunnen zijn maar minder dan 25% van de organisaties heeft hier een reëel beeld van omdat ze het verzuimpercentage x de loonsom nemen om de kosten te berekenen. Jan de Wit (actuaris), Marjol en ik hebben ooit met behulp van publiek beschikbare informatie een berekening van een grote overheidswerkgever gemaakt. Opgestuurd en binnen 2 weken zaten we met de hoofddirectie en een stuk of 3 vertegenwoordigers van ministeries aan tafel, TNO had alles keurig doorgerekend: geen fouten, alles klopte. Vanwaar de paniek? In het sociaal jaarverslag stond een bedrag opgenomen voor de kosten van verzuim en arbeidsongeschiktheid van iets tussen de 20 en 30 miljoen euro en onder de streep van onze berekeningen stond een bedrag dat ongeveer 20x zo hoog was!

Budgettering

De meeste organisaties functioneren door in het begin van ieder jaar aan alle verschillende activiteiten zakjes met geld toe te kennen en te verdelen. De budgettering van verzuim en preventie gebeurt meestal op basis van een lumpsump-bedrag. Er gaat dus op 1 januari van ieder jaar een grote zak met geld naar HR en die moeten dan voor de rest van het jaar de zorg en diensten voor verzuim inkopen (een zogenaamd gesloten budget). Arbodienst, aansluitkosten, bedrijfsarts, interventies, re-integratie, verzuimbegeleiding en….. preventie! 

En omdat HR een andere professional is dan een register casemanager zit er iemand aan de knoppen die meer affiniteit met preventie heeft dan met curatie. Partijen die preventie als verdienmodel hebben weten maar al te goed dat Q1 van ieder jaar het moment is om te scoren. Er is voldoende geld, het nieuwe jaar is net begonnen en dat is ook een geweldig moment om allerlei ambitieuze en dynamische HR/Health-projecten te starten. 

Omdat het ook niet wenselijk is dat inkoop of Finance zich met de invulling van de dienstverlening gaan bemoeien is dit een belangrijke reden dat HR in de GO in taakdelegatie volwaardig lid is van het uitvoeringsteam en het risico van goed bedoelde maar verkeerde inkoop zo klein mogelijk te houden. Binnen het GO-uitvoeringsteam zijn de lijnen met de andere professionals veel korter en is er meer ‘korte en recente’ informatie beschikbaar die bepalend moet zijn voor de inkoop van de verschillende types dienstverlening. 

Tenslotte

In deze rare tijden ken ik een paar succesvolle ondernemers die niet alleen casemanager, directeur en specialist sociale zekerheid zijn maar ook super sportief heel veel fietsen. In een korte tijd hebben ze allemaal Corona gehad en ze hebben allemaal vierkante wielen en komen geen viaduct meer op zonder helemaal kapot te zijn. Ik heb ze allemaal dezelfde vraag gesteld: bedenk nu eens wat je nodig hebt? Zit je nu te wachten op een vitaliteitscoach die je uit komt leggen dat je duurzaam vitaal moet zijn en je met een holistische benadering aangeeft dat je op basis van eigen regie gemotiveerd, daadkrachtig, zelfsturend aan je prioriteiten (leefstijl en vitaliteit) moet gaan werken? De score was 100% nee (de uitlatingen waren krachtiger 😊) en misschien is het iets om over na te denken om werknemers hier juist tegen te beschermen. Geloof me;  gezondheid is niet maakbaar en slechts zelden en beperkt een directe 1 op 1 afspiegeling van de keuzes die werknemers hebben gemaakt. Tegen de tijd dat Corona iets normaliseert gaat er een geweldige tsunami van Burn Out op de werkgevers afkomen, 15 tot 20% verzuim gaat geen uitzondering worden dus bescherm werknemers en gun ze de zorg die ze verdienen en waarvan ze aangeven dat ze die nodig hebben.

Goed, tot zover!  De volgende blog wordt een verdieping van HR in Taakdelegatie.    

Bedankt voor jullie tijd, blijf allemaal gezond en veel leesplezier op www.verzuimdynamiek.nl

Hartelijke groet,

Herwin Schrijver.

Share on linkedin

Lees meer van Verzuimdynamiek

hr-taakdelegatie

HR in taakdelegatie?

Dus wanneer HR meer wil bieden dan alleen een luisterend oor en aandacht en begrip, hoe fijn is het dan om te kunnen schakelen met een team van mensen die iets kunnen betekenen en vanuit hun competenties in actie komen?

Bekijken

Verzuimdynamiek is een nieuw initiatief van Herwin Schrijver. We zijn druk bezig met de ontwikkeling van dit nieuwe platform. Om alvast aan ons verbonden te blijven kun je je verblijvend registreren. Hiermee heb je toegang tot premium-artikelen en ben je in de toekomst als eerste op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen rondom Verzuimdynamiek.