HR in taakdelegatie?

In mijn vorige blog over preventie, budgetten en de verschillen tussen Preventie en verzuimbegeleiding schreef ik onder meer: “Het verzuim van vandaag is anders dan het verzuim van morgen want het verzuim van vandaag bestaat en dat moet je oplossen. Het verzuim van morgen is er nog niet en kun je dus voorkomen. Voor het oplossen van het verzuim van nu zijn er allerlei complexe trajecten, lastige spelregels en wetten en je hebt met tal van verschillende dure externe professionals van doen. Het voorkomen van toekomstig verzuim pak je op met leuke super hippe rollenspellen, een boeiende trainer en je kunt het koppelen aan allerlei andere projecten zoals vitaliteit, duurzame inzetbaarheid, inclusiviteit, leadership en werkgeluk.” 

De werknemer in beeld

Maar zelfs een groot deel van de preventie-werkzaamheden waarmee een HR-professional verzuim kan voorkomen valt al onder de privacy wetgeving. Daar komt bij dat de kansen om vanuit HR verzuim te voorkomen veel groter worden wanneer de werknemer zich veilig voelt en er ook zonder werkgeversdruk doorgepakt kan worden. Dus wanneer HR meer wil bieden dan alleen een luisterend oor en aandacht en begrip, hoe fijn is het dan om te kunnen schakelen met een team van mensen die iets kunnen betekenen en vanuit hun competenties in actie komen? Maar deze argumenten staan niet op zichzelf en kunnen met tal van andere punten in verbinding gebracht worden. Zo ontstaan de coördinaten die bijdragen om de ideale routemap te ontwikkelen aan de hand waarvan HR in taakdelegatie gerealiseerd kan worden.  

Wat nog meer dan?

Privacywetgeving en compliance: binnen organisaties is er steeds meer bewustwording waar het privacy betreft. Zeker wanneer er al ervaring is opgedaan, bijvoorbeeld door datalekken die gemeld moesten worden, zijn er vaak op advies van externe adviseurs nog meer en strakkere interne afspraken gemaakt. Ook interne risico’s als oorzaak voor een data-lek of een klacht maken deel uit van de scans. Daardoor schuiven steeds meer HR-taken richting het hellend vlak van de risicogebieden die onder compliance privacy vallen. Wanneer de verzuimmelding eenmaal is gedaan zijn de grenzen van kunnen en mogen behoorlijk duidelijk (ook al worden ze in het kader van verdienmodellen bewust vaag gemaakt). Wat onderbelicht en daardoor niet transparant is, zijn de interne afspraken wanneer HR preventieve modellen gericht op werknemersniveau gaat (laat) inzetten. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer bij HR aangeeft dat hij de werkdruk niet meer aankan en bang is dat hij zich ziek moet melden. 

Wat is eigenlijk de positie van HR wanneer zij een coach inschakelen waarmee de werknemer onder werktijd wandelgesprekken mag gaan voeren om zijn psychische disbalans te ventileren en op orde te krijgen? Nog heftiger is hetzelfde voorbeeld maar dan met de leidinggevende. Die zit in een nog grotere belangenverstrengeling dan de leidinggevende, spelen met vuur dus! Hieronder een aantal voorbeelden van informatie die ook in geval van preventie al tot diep in de gevoelige omgeving van Privacy reiken. De genoemde punten zijn voorbeelden en niet uitputtend en indien gerelateerd aan het verzuim (oorzaak of gevolg) vallen ze gewoon volledig onder het medisch geheim en raken daarmee vol aan compliance:

Gezinsinformatie;

• Informatie relationele aspecten;
• Persoonsinformatie;
• Financiële informatie;
• Werkdruk, Burn Out, etc. 
• HR bij verzuim 

Als er tijdens de preventie nog twijfel bestaat dan is dat na de verzuimmelding over, al deze informatiebronnen vallen direct onder de Privacywetgeving. Met nieuwe Europese wetgeving in aankomst is het niet de vraag of maar wanneer bepaalde HR-taken van het reguliere pakket afgesplitst worden. De AP geeft op pagina 19 van de beleidsregels aan wat door de werkgever gevraagd en vastgelegd mag worden (de mooie grenzen voor compliance):

–  telefoonnummer en verpleegadres;

–  vermoedelijke duur verzuim;

–  lopende afspraken en werkzaamheden;

–  of er een vangnetbepaling Ziektewet van kracht is (niet welke);

–  of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;

–  of er sprake is van een verkeersongeval met een aansprakelijke derde (regres).

Toch zijn er nog plenty onderdelen te bedenken die nu nog ‘gewoon’ in een reguliere HR-portefeuille zitten. Hoe kun je tal van zaken bespreken waarbij het bijna onontkoombaar is dat privacy-gevoelige zaken besproken en vastgelegd worden. Al is het maar om de werknemer een schriftelijke terugkoppeling te kunnen geven van de besproken zaken en gemaakte afspraken. 

Een ander lastig station wordt de communicatie met dienstverleners voor de interventies en begeleiding en het administreren van de afspraken. Ook voor de interne verslaglegging over de re-integratie en eventuele arbeidsrechtelijke afwikkeling lopen de huidige procedures door de grenzen van het toelaatbare. Net als hiervoor geldt dat dit een actielijst met willekeurige aandachtspunten betreft die gaan wringen wanneer het werk door HR goed en tijdig gedaan moet worden. Het is ook van belang stil te staan  dat de verslaglegging niet in een voor de werkgever toegankelijk systeem mag worden uitgevoerd:

• Arbeidsconflicten (juist in combinatie met verzuim);
• Re-integratie;
• Passend werk;
• Aangepaste functie;
• Gedeeltelijk werk en gedeeltelijk WIA (benutten verdiencapaciteit);
• Vervroegde IVA aanvragen;
• Wel of geen nieuwe arbeidsovereenkomst;
• UWV-gerelateerde zaken (ontslag, beroep en bezwaar, controle betalingen of rechten).

Zijn er nog meer argumenten?

Behalve deze inhoudelijke redenen zijn er nog een aantal gebieden die het succes van de HR-werkzaamheden in relatie tot preventie en verzuim een enorme boost zouden kunnen geven. HR in taakdelegatie als geïntegreerde speler binnen het sociaal medisch team biedt 2 enorme voordelen:

Groep 1.

• Voor de HR professional(s) zelf. Hoewel de werkzaamheden absoluut in het belang van werkgever en werknemer zijn en in veel opzichten eigenlijk hetzelfde zijn als vroeger, zien we belangrijke verschillen. 

1. De nieuwe werkomgeving is volledig losgekoppeld van de traditionele lijn. Dus HR werkt wel voor de werkgever maar niet bij de werkgever.
2. De HR professional legt verantwoording af aan de nieuwe opdrachtgever: de bedrijfsarts en niet aan het hoofd HR en/of de directie.
3. Een geïntegreerde speler zijn betekent dat de HR-activiteiten ook deel uitmaken van een groter geheel. Dit voordeel van er niet meer alleen voor staan ontstaat vooral door het teamverband met snelle en korte lijnen naar aanvullende kennis en competenties. 
4. Geen belemmerende uitwerking door diversiteit in belangen hetgeen bij de werkgever meestal wel het geval is. De samenwerking van meerdere disciplines die vanuit één gemeenschappelijk doel opereren heeft grote voordelen ten aanzien van impact, snelheid en doeltreffendheid binnen de verschillende taakgebieden.

Groep 2.

Werken in Taakdelegatie vanuit een SMT biedt een veilige werkomgeving waar HR en de werknemer op de naleving van privacy kunnen vertrouwen. Deze ambiance biedt grotere kansen op een snellere en meer to the point benadering van de onderliggende problematiek om tot daadwerkelijke oplossingen te kunnen komen. Dit vergroot de kans om onnodige verspilling van tijd, energie, geld en middelen door symptoombestrijding tegen te gaan. Naast het bundelen van kennis en competenties in één team heeft ook het team zelf een verbindende functie waardoor de kansen op succes vergroot worden.

Zijn er ook nadelen?

Iedereen is verschillend en wat voor de een fijn en uitdagend voelt is voor de ander als een drama en lijdensweg. Het is dus ook niet zo dat de onderstaande punten door iedereen als nadelig worden ervaren, maar het zou kunnen.

• Het is een nieuwe en onbekende werkwijze;
• Bestaande gebaande paden en conventies worden verlaten;
• Vertrek uit de moederorganisaties met alle bekende collega’s en (gevoelsmatig) de grootste kansen op promotie en bevordering;
• Nieuwe ‘baas’, nieuw team en andere rol;
• Werken met een ander administratiesysteem;
• De moederorganisatie kan vanuit haar (korte termijn) belangen soms of regelmatig botsen met de koers van de nieuwe HR-aanpak. 

Bij het laatste punt wordt de mogelijke en eigenlijk bijna wel zeker te verwachten botsing door de koersverschillen vanwege de afwijkende belangen genoemd. Voor de werkgever staat het grote plaatje centraal, voor het SMT is iedere operatie een persoonlijk traject. Dat is nu niet anders toch? Dat is het wel omdat HR bijvoorbeeld in verschillende situaties echt heel verschillende petten op heeft en dan is het extreem lastig, zo niet onmogelijk, om een vertrouwensrelatie met de werknemer op te bouwen. 

Vertrouwen en verbinden

De twee ingrediënten voor succes in één ademteug. Allemaal mooi maar er is nog geen GO en er zijn nog geen SMT’s en leden om mee samen te werken. Tenminste nog niet op de manier zoals in de afbeelding op de volgende pagina. Daar staat het ideale plaatje waarvan ik verwacht dat het er ergens bij een organisatie binnen 3 jaar zal zijn.     

Maar wanneer vertrouwen en verbinden sleutelwoorden zijn voor een nieuwe aanpak en de GO bestaat nog niet, hoe dan verder? Als voorbereiding is het alvast goed om met trainingen te beginnen waarin stukjes wettelijke kaders en vooral veel vaardigheden centraal staan. Het voeren van gesprekken over bekende onderwerpen vanuit een totaal andere invalshoek moet je ervaren en oefenen. De invloed van je bestaande kennis en competenties uitbreiden door een nieuwe manier van toepassen in een innovatieve setting. Hoe leuk is dat? Ook die trainingen zijn er nu nog niet maar ik verwacht dat dit een kwestie van tijd is. De makers krijgen bij deze het gratis advies mee om als basis een stevige dosis procesgerichtheid voor de training te gebruiken omdat je hiermee de zelfreflectie bij de werknemer kunt stimuleren.  

Verder is het misschien al mogelijk om op sommige trajecten in de basis al voor te sorteren op de toekomst. In overleg met de arbodienst/bedrijfsarts gesprekken voeren die geen medisch karakter hebben maar wel verzuim- of preventie gerelateerd zijn en waarbij de vastlegging en terugkoppeling buiten de werkgever om gaat. Of werkgevers en bedrijfsartsen daarmee willen instemmen? Wanneer een dergelijk initiatief aanslaat bij de werknemer en de bedrijfsarts daardoor minder werk heeft en meer succesvol is dan zou dat maar zo eens kunnen lukken. Ook komen er vast wel aanbieders die dit soort dienstverlening in een soort tussenvorm zullen gaan aanbieden omdat er nu eenmaal veel voordelen aan dit model zitten en het anticipeert beter op privacy en compliance. Ok, genoeg voor nu!

Bedankt voor jullie tijd, blijf allemaal gezond en veel leesplezier op www.verzuimdynamiek.nl

Hartelijke groet,

Herwin Schrijver.