Allereerst wil ik de lezers een gelukkig en bovenal gezond 2024 toewensen; maak er een mooi jaar van!
In HR-land is het onderwerp communicatie belangrijker dan ooit en het verklaart ook de populariteit van de “Goede gesprekken”. Als onderdeel van deze systematiek bestaat er daarom ook een grote belangstelling voor de verzuimgesprekken die de leidinggevende met de (verzuimende) werknemer voert. En aangezien communicatie een wederzijdse en gelijkwaardige uitwisseling van informatie suggereert zijn die verzuimgesprekken eigenlijk best heel bijzondere gesprekken. Het woord geeft vooraf al aan wat het belangrijkste gespreksonderwerp is: het verzuim. Dus voordat het verzuimgesprek begint zijn de onderwerp en doel al bekend: het verzuim is het onderwerp en de re-integratie is de doelstelling, liefst zo snel mogelijk en in de eigen functie.
Benieuwd hoe de leidinggevende op die basis en met dat doel voor ogen dan toch een open gesprek kan voeren en onbevooroordeeld kan luisteren. Kan er sprake zijn van een goede balans en gelijkwaardigheid wanneer de werknemer, de persoonlijke situatie, de (werk)omgeving, het verleden en de toekomst tijdens het gesprek als onderwerpen ergens in het achterland bungelen?
De momenten waarop deze ‘verzuimgesprekken’ gevoerd worden kunnen behoorlijk verschillen maar enig speurwerk op Google laat zien dat er in grote lijnen eigenlijk 3 aanleidingen zijn die als vertrekpunt kunnen gelden.
Er zijn grofweg 3 aanleidingen voor het voeren van verzuimgesprekken:
- bij de ziekmelding;
- als tussentijds evaluatiegesprek;
- bij de herstelmelding.
En dan drijft er op veel plaatsen ook nog een soort van vreemde eend in de verzuimgesprekkenbijt:
- het verzuimgesprek bij frequent verzuim. Dit gesprek kan ook gevoerd worden wanneer de werknemer (even) niet verzuimd.
Wie voeren het gesprek en wat is de inhoud van een verzuimgesprek?
Bij veel organisaties is het de leidinggevende die deze gesprekken voert. De gedachten achter deze inrichting zijn onder meer dat de leidinggevende:
- het dichtst bij de werknemer staat;
- de persoonlijke omstandigheden en de arbeidssituatie het best kan inschatten;
- de mogelijkheden op re-integratie het best kan inschatten;
- de veel duurdere gesprekken met een arbodienst uitspaart (de arbodienst op afstand);
- de interne vastlegging van de gemaakte afspraken veel beter kan doen dan externe partijen.
Het is al discutabel of het voeren van verzuimgesprekken überhaupt tot het standaard takenpakket van een leidinggevende behoort, ook wanneer het vanuit een verzuimbeleid wel als zodanig wordt toegevoegd. En ook al wordt het beleidsmatig in het takenpakket ingevaren dan nog is het voeren van dergelijke gesprekken niet alleen complex maar ook erg dynamisch. De inhoud (van het gesprek) hangt immers niet alleen van de omstandigheden maar ook van het tijdstip af. Daarnaast kan ook het onderwerp (dat is niet automatisch hetzelfde als de inhoud) door het moment waarop het gesprek plaatsvindt iedere keer weer anders, dus verschillend zijn. Er is dus geen uniform gespreksformat waarmee de leidinggevende alle gesprekken kan voeren. Bij de voorbereidingssessies waarmee de leidinggevenden worden opgeleid komen meestal de volgende punten aan bod.
- Wat is het doel van het gesprek?
- Positie van de werknemer in beeld houden.
- Elementen algemene gesprekstrainingen; zoals voldoende tijd nemen, belangstelling en respect voor de werknemer tonen.
- Goed luisteren, open vragen stellen, terugkoppelen en samenvatten.
- Gesprek goed afdichten door de gemaakte afspraken vast te leggen en met de werknemer door te nemen (bevestiging kan ook schriftelijk, bijvoorbeeld per mail).
Dus wel of niet Eigen Regie met het goede gesprek?
Moeten leidinggevenden deze verzuimgesprekken nou wel of niet voeren? Mijn mening is al 10 jaar, sinds de opkomst van het model en nog voor de AVG hetzelfde: niet. Zonder hier heel uitgebreid op in te gaan toch even een paar punten waarom de verzuimgesprekken door de leidinggevende echt een no-go zijn:
- Eigen belang staat objectiviteit in de weg;
- Werkgeversbelang maakt waardevrij luisteren buitengewoon lastig;
- Teveel petten op, conflictsituaties door de andere functie-eisen;
- Privacywetgeving;
- Op stoel van bedrijfsarts (inschatting persoonlijke omstandigheden en arbeidssituatie);
- Op stoel van arbeidsdeskundige (inschatten mogelijkheden re-integratie).
Deze punten zijn additioneel aan de eerder genoemde redenen waarom het verzuimgesprek door de leidinggevende achterhaald is en een contraproductieve werking heeft. Deze blog is niet zozeer bedoeld om dit nog eens flink in te wrijven maar om op basis van argumenten de brug te slaan naar een nieuw en meer succesvol model dat straks kan gaan worden ingezet. Idealiter vanuit een GO maar desgewenst ook wel eerder vanuit een (andere) arbosetting. Belangrijke elementen voor de nieuwe opzet zijn onder meer:
- de werknemer staat centraal, het verzuim en de re-integratie volgen later;
- de gesprekken worden in de toekomst niet meer door de leidinggevende of een directe vertegenwoordiger van de werkgever gevoerd;
- het zullen geen verzuimgesprekken meer zijn maar kompasgesprekken door een Casemanager Inzetbaarheid over de persoonlijke (duurzame) inzetbaarheid van de werknemer.
Hoe dan verder?
Hoe dan wel, welke namen, op welke wijze en door wie? Dat komt later aan de orde, later dit jaar, bij deze beloofd. Misschien een beetje flauw om zo te eindigen maar nu de belangstelling voor de GO als model toeneemt zal de uitleg in m’n blogs (helaas) wat minder expliciet worden. Enerzijds omdat er op dit moment met partijen gesprekken aangaande samenwerkingen gevoerd worden en we deze hun voorsprong op de markt gunnen. Anderzijds om te voorkomen dat Verzuimdynamiek en ‘de Go’ met ongetwijfeld goed bedoelde initiatieven op basis van andere verdienmodellen in de markt een negatieve klank krijgen.
Meer over dit onderwerp
Meer informatie over een Gemeenschappelijke Organisatie (GO) kun je vinden op de site van verzuimdynamiek.nl Een abonnement is gratis en belangeloos. Inmiddels blijkt dat steeds meer werkgevers, dienstverleners en tal van niet en wel genoemde spelers vragen hebben. Vragen over hun eventuele rol en/of bevoegdheden binnen of buiten een GO of hoe het werkt en wat de verschillen met bijvoorbeeld een (interne) arbodienst zijn. Elders op de website van Verzuimdynamiek staan blogs waarin meer uitleg over dit model te vinden is. Bedrijven en/of organisaties die meer over een GO willen weten kunnen via verzuimdynamiek.nl of LinkedIn contact met me opnemen.
Bedankt voor je aandacht.
Groet,
Herwin Schrijver
Wageningen (NL), januari 2024
NB, je kunt op Verzuimdynamiek vrij over de GO lezen. Dat betekent echter niet dat de ideeën en gedachten geen eigenaar hebben, die eigenaar ben ik al ruim 3 jaar en dat is Verzuimdynamiek.nl namens mij. Uit de markt ontvang ik inmiddels signalen dat er al andere ‘GO-adviseurs’ actief zijn. In mijn blogs staat veel informatie maar uiteraard niet alles wat nodig is om een adequaat draaiende en juridisch kloppende GO te kunnen bouwen. Wat je dan bouwt is hooguit een interne arbodienst en daarmee los je het probleem niet op.
