HR in Taakdelegatie in plaats van het Eigen Regie-model

HR in Taakdelegatie in plaats van het Eigen Regie-model

Deze blog gaat over de beroepsgroep HR en beschrijft de extra mogelijkheden die ontstaan wanneer zij acteert in een werkomgeving waarin zij nu nog niet actief zijn: HR in Taakdelegatie. Een werkwijze die voorkomt in de ‘GO’ (Gemeenschappelijke Organisatie) waar namens de werkgever alle activiteiten zijn belegd die samenhangen met de gezondheid van de werknemers. Ook is de blog een tegenhanger van veel posts op LinkedIn waarin wordt uitgelegd hoe je als werkgever of als vertegenwoordiger van de werkgever het beste een verzuimgesprek met de werknemer kunt voeren. Vaak zijn het een soort bewerkingen van ‘het goede gesprek’ dat de leidinggevende binnen het Eigen Regie-model voert (wat net zo min is toegestaan). Het argument om als werkgever (of namens deze) toch informatie in te winnen is vaak ‘de Verbinding met de werknemer’.

Het Eigen Regie-model

Ik heb er al vaker over geschreven maar in het kader van het thema van deze blog, HR in Taakdelegatie, worden de punten waarom het Eigen Regie-model een onhandig model is toch nog eens op een rijtje gezet:

• Het op afstand zetten van de arbodienst (in verband met lagere kosten) maakt dat de werkgever zelf moet gaan ‘dokteren’ en dat veroorzaakt een botsing tussen avg en wvp;

• De leidinggevende (centrale aanspreekpunt in dit model) heeft wel wat beters te doen en is niet onafhankelijk;

• De AVG beperkt de leidinggevende die daarom de sociale, emotionele en medische situatie van de werknemer niet mag uitvragen en niet vastleggen;

• De leidinggevende is vaak direct of indirect medeveroorzaker van het verzuim;

• Wat de inzetbaarheidsgoeroes ook beweren; de leidinggevende of collega’s, maar ook de werknemer en de huisarts hebben geen van allen iets te zeggen over de inzetbaarheid: domein van de bedrijfsarts/arbodienst.

Op dit laatste punt kom ik later terug maar eerst gaan we de gelaagdheid (in partijen) van het belangrijke AP-document aangaande verzuim verder bestuderen. Handig om tenminste de samenvatting van dit document (vaker dan eens) gelezen te hebben. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/uploads/imported/beleidsregels_de_zieke_werknemer.pdf  Op de pagina’s 4 en 5 van dit AP-document staan bij de verkorte samenvatting al belangrijke bepalingen voor de verzuimmelding en de re-integratie. 

De ‘partijen’ in het AP-document

Het lastige in het AP-document met betrekking tot de regelgeving omtrent verzuim is dat het één boodschap voor meerdere partijen is. Er zijn dus geen uitsplitsingen waarin het mandaat, de rechten en plichten en de bevoegdheden per partij inzichtelijk worden gemaakt. Dat is een gemiste kans waardoor partijen, zoals bijvoorbeeld de werkgevers een (onterechte) eigen invulling aan de spelregels zijn gaan geven. “Wij lezen dat toch echt anders of hoe kunnen we zo werken” zijn dan veel gehoorde argumenten.

Op zich wel begrijpelijk omdat partijen veel moeten maar tegelijkertijd weinig mogen. Zo moeten werkgever en werknemer bijvoorbeeld wel met de re-integratie aan de slag en daarover samen afspraken gaan maken. In juli 2023 kwam daar nog een wet bij dat ze tussentijds ook regelmatig hun visie op het re-integratietraject moeten geven. Zo ontstaat er een soort van kruispunt wat de werkgever en werknemer moeten oversteken terwijl ze ondertussen niet door rood (het inwinnen en vastleggen van de inhoudelijke informatie die  voor het maken van de afspraken nodig is) mogen rijden/lopen. 

Afbeelding kruispunt re-integratie

Met de werkgever en werknemer hebben we 2 partijen gehad, nu de volgende: de bedrijfsarts/arbodienst. De bevoegdheid om bij de verzuimende werknemer gevoelige en medische informatie in te winnen en vast te leggen (de stoplichten) ligt immers bij de arbodienst/bedrijfsarts, echt nergens anders. 

Vervolgens is het aan de bedrijfsarts/arbodienst deze informatie gebruiken om tot een oordeel te komen of er sprake is van arbeidsongeschiktheid en of er eventueel interventies nodig zijn. Of om bijvoorbeeld een plan op te stellen waarmee werkgever en werknemer in het kader van de werkhervatting aan de slag kunnen, etc. De gegevens hieromtrent mogen worden gedeeld, dus alleen de voor de re-integratie relevante informatie. Dit geldt dus niet voor het medische deel en andere gevoelige informatie, die mogen niet met de werkgever worden gedeeld.

Blokkades in de re-integratie

Tot zover vrij helder en ook nog ‘te doen’ maar wat wanneer er elementen en activiteiten noodzakelijk zijn voor een succesvolle re-integratie terwijl die volledig binnen de grenzen van het medisch geheim of gevoelige informatie liggen? Dan ontstaat er een wel heel uitdagend werkveld omdat er naast de partijen ook nog eens sprake is van onderwerpen die de communicatie, aanpak en uitwerkingen behoorlijk complex kunnen maken. Onderwerpen zoals bijvoorbeeld interventies, maar ook werkplekaanpassingen, functiewijzigingen en overplaatsingen, zijn binnen organisaties lastig bespreekbaar wanneer het mandaat en de beslissingsbevoegdheid buiten de werkgever liggen. “Onmogelijk, kan niet en onbespreekbaar. We kunnen toch zeker niet toestaan dat externe partijen hierover gaan beslissen?” Klopt, maar andersom is het vanwege de privacywetgeving (AVG) niet toegestaan dat de werkgever inhoudelijk zo wordt geïnformeerd dat er op basis van ‘alle ins en outs’ een gedegen besluit genomen kan worden. Ook mag de werkgever deze informatie niet zelf binnen (laten) hengelen. Kortom, de inzetbaarheid is zolang geblokkeerd (stoplicht voor de re-integratie staat op rood) totdat er een adequate oplossing voor deze blokkade wordt gevonden.

Wordt dit blokkade-probleem nu eigenlijk veroorzaakt door de complexheid van (ogenschijnlijk) tegenstrijdige wet- en regelgeving waardoor de ene partij wel wil maar vanwege de andere partij(en) niet kan? Of komt het daar niet door en ligt de oorzaak ergens anders? Wanneer we een paar stappen terugdoen dan zien we iets heel anders; de Nederlandse politiek wil koste wat het kost vasthouden aan de opheffing van de splitsing Risque Social (RS) en Risque Professional (RP) en een financiering die daardoor ongeacht de oorzaak 12 (!) jaar via de werkgever loopt. Vanuit dit perspectief is het dan ook niet verwonderlijk dat OCTAS daarom ook alleen met voorstellen gaat komen die deze voorwaarde respecteren. In de rest van Europa is deze splitsing er echter wel; werknemers moeten zelf de premie voor hun RS betalen. Dit lijkt triviaal en alleen een politiek dingetje, maar dat is het niet. Het is juist door deze externe duiding van de oorzaak (RS of RP en uiteraard niet door de werkgever of werknemer), dat de uitvoerende partijen veel minder hinder van de (Europese) wetgeving aangaande de privacy (AVG) ervaren. Ook ligt het initiatief en de druk op re-integratie daardoor veel meer bij de werknemer dan in Nederland. 

Logisch probleem

Dus de problemen en obstructies worden bij de re-integratie eigenlijk niet zozeer door de complexheid van de wet- en regelgeving veroorzaakt maar eerder door de keuze van werkgevers om het volledige proces onder eigen dak te willen uitvoeren. Hierdoor ontstaat er een soort van mission impossible waarbij alle stoplichten permanent op rood zullen staan.

Afbeelding onmogelijke uitvoering

Toch is het prima verklaarbaar dat heel veel (met name publieke) organisaties voor het model van de onmogelijke uitvoering kiezen. Hier zijn een paar ingrediënten die deze keuze eigenlijk best ‘logisch’ lijken te maken: 

• De werkgever is wettelijk verplicht om werk te maken van de re-integratie (risico sanctie UWV) en moet dus zelf aan de slag;
• Arbodienstverlening en bedrijfsartsen zijn externe kostenposten terwijl de werkzaamheden (verzuimbegeleiding en re-integratie) door eigen personeel gebudgetteerde kosten zijn (zitten al in de cijfers);
• Besluitvorming nu, gevolgen ver over de horizon. De financiële impact is complex qua regelgeving en het effect (kosten) bereikt de werkgever pas na jaren (T-2);
• Het mandaat voor de meeste re-integratiebesluiten is een werkgeverszaak en kan niet bij de externe arbodienst liggen.

Maar hoe logisch ook, je staat als werkgever lang stil voor de rode stoplichten en wanneer dat te lang duurt kies je in dit model vanzelf voor de overtreding: door rood rijden. Argumenten als ‘de wet anders interpreteren’ of ‘hoe kunnen we anders onze re-integratieverplichtingen nakomen’ worden afgewisseld met ‘de AP controleert toch niet’ of ‘wij kiezen voor onze werknemers’ klinken op zichzelf logisch maar zijn echter drogredenen…..

Het kan ook anders, beter. Kennis van de regelgeving, bijvoorbeeld door interne of externe casemanagers aan de uitvoering toe te voegen, leidt meestal tot een min of meer uitvoerbaar, hoewel ook moeizaam, compromis. Er ontstaat iets van een scheiding door de verzuimbegeleiding en advisering aangaande de mogelijkheden bij een arbodienst in te kopen en de re-integratie zelf op te pakken. Maar ook dit compromis kent tal van knelpunten die dan (daardoor) ontstaan, hier worden er een paar genoemd:

• Beschikbaarheid van bedrijfsartsen, het duurt allemaal erg lang;
• Ook al is de dienstverlening van de arbodienst zo slecht dat er sancties volgen, de wet, UWV maar ook rechters houden de werkgever verantwoordelijk;
• Gesteggel over ownership van de data in het verzuimsysteem;
• Gedoe over ‘wat nou wel en niet mag’;
• Dure interventies;
• Werkgevers struikelen over het dwingend karakter van de mogelijkheden (re-integratie met functie-aanpassingen of andere functie) die door een externe partij worden geadviseerd;
• De rekeningen voor de arbodienstverlening zijn niet mals; een eenvoudig  verzuimgesprekje van een werknemer met een verzuimbegeleider (geen bedrijfsarts) van amper kwartiertje dat gerust meer dan € 125,- kost;
• Etc.

Afbeelding Lastig maar uitvoerbaar

Herpositionering

Een belangrijke voorwaarde voor een werkgever om het locatieprobleem van de uitvoering op te kunnen lossen is dat de oplossingen binnen de kaders van de huidige wettelijke verplichtingen moeten vallen. Maar er zijn meer criteria te bedenken, een beknopt overzicht:

de algemene Werkgeversdiensten (corporate dienstverlening) beter laten aansluiten op de Gerichte Werknemersdiensten (maatwerk op werknemersniveau);

HRTD integreren in de Sociaal Medische Teams ( die verder bestaan uit de Bedrijfsarts, casemanager TD en arbeidsdeskundige);

HRTD laten samenwerken met Medical Finance;

HR TD laten samenwerken met de juridische dienst  (bezwaar, nieuwe arbeidscontracten, etc.

De gerichte Werknemersdiensten en de HR-diensten zo inrichten dat er een ‘schaduw-UWV’ ontstaat dat een zo optimaal mogelijk overdraagbaar dossier oplevert.

Afbeelding: oplossing voor de positionering van de dienstverlening

De Gemeenschappelijke Organisatie (GO) in het kort

De werkgever richt een GO (een soort van vroegere bedrijfsvereniging) op en verhuist een aantal van de reguliere disciplines en werknemers naar de nieuwe GO-entiteit. Het bestuur dat wordt gevormd door werkgever en een vertegenwoordiging van de werknemers sluit een overeenkomst met een arbodienst of een bedrijfsarts en/of andere dienstverleners. Het bestuur definieert de richting en inkleuring van de dienstverlening maar heeft verder GEEN directe zeggenschap. Het zijn de bedrijfsarts, stafarts en de leden van de sociaal medische teams die binnen de GO (het geel gearceerde deel in de afbeelding) de dienst uit maken, niet de werkgever. De verschillende afdelingen zullen de belangen van zowel de werknemer als ook de werkgever (het moederbedrijf) zo vertegenwoordigen dat de afstand groot genoeg is om een uitvoering te borgen die aan de wet- en regelgeving voldoet. Op deze wijze wordt de werkwijze zoals die in de rest van Europa bestaat min of meer nagebootst. 

In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld voor de werknemer dat die de zekerheid heeft dat er met de GO een veilige gespreksomgeving ontstaat. Omdat HR binnen de GO in taakdelegatie werkt kunnen ook medische en privé zaken worden besproken en op verzoek van de werknemer worden vastgelegd, ook wanneer er nog geen sprake van verzuim is. Op dit snijvlak ontstaat hiermee een ideale situatie om Duurzame Inzetbaarheid ‘uit het corporate level’ richting individueel curatief en/of preventief te transformeren. Aspecten als omscholing, begeleidingsprogramma’s maar ook werkplekaanpassingen of nieuwe functies kunnen vanuit HR TD moeiteloos op individueel niveau richting de werknemer in kwestie vertaald worden. In deze nieuwe dynamiek krijgen de kosten/baten berekeningen een totaal ander karakter: individuele doorrekeningen, maar ook de corporate ramingen waar het de (WIA)premies betreft. 

Voor de werkgever is niet alleen HR in taakdelegatie nieuw maar ook de medisch accountant en de medisch jurist zijn qua werkgebied een noviteit. Met deze rollen krijgt het moederbedrijf meer inzicht, grip en betere controlemogelijkheden op de geldstromen (niet noodzakelijk kosten) die met verzuim en arbeidsongeschiktheid gemoeid zijn. Bedrijfseconomisch gaat dit al snel 20 tot 25% van de jaarloonsom. Een GO biedt extra kansen voor het opzetten van administraties die het perspectief bieden om te managen op basis van te bewijzen  kosten/baten-analyses. Op deze wijze worden de huidige kostenposten vervangen door investeringen in een eigen organisatie waarvan het financieel rendement beter kan worden aangetoond. Die investering betekent zeker niet dat er 100% extra budget moet worden vrijgemaakt, er verhuizen immers ook loonkosten van het moederbedrijf naar de dochterorganisatie. Daarnaast blijft een stevig gedeelte van de bestaande inhuurkosten, bijvoorbeeld bedrijfsarts, casemanagers, verzuimsysteem, etc. gewoon bestaan. Een ander voordeel is de transparantie van kosten voor uren en diensten binnen de GO omdat ze door de medisch accountant zijn geaccordeerd voordat de cijfers richting het moederbedrijf worden gestuurd.      

Ohhh, dus een GO is gewoon een interne Arbodienst?

Jein (dat is goed Duits voor ja und nein). Een GO is ook een interne arbodienst (ja) maar behalve dat zijn er naast de bedrijfsarts en andere verzuimspecialisten ook diverse andere reguliere bedrijfsonderdelen vertegenwoordigt (nein), bijvoorbeeld:

• HR TD;
• Juridische zaken;
• Finance;
• ICT;
• Governance, etc.

Ach so. Dus die mensen werken dan af en toe ook voor de GO? Nee, die mensen werken permanent voor de GO, ze zijn ‘los’ van het moederbedrijf en hebben een geheimhoudingsplicht. Verstehe, maar waarom zou een werkgever al dit soort moeilijke dingen naar zich toe trekken? Een ‘gewone’ arbodienst is dan toch veel goedkoper? Misschien wel ja, maar die ‘doet’ en kan veel minder. Los daarvan lost de werkgever met een GO het locatieprobleem van de uitvoering op. Maar er zijn meer aspecten:

• De werkgever financiert de eigen “dochter” en geen externe derden;
• De steeds groter wordende geldstromen voor verzuim en arbeidsongeschiktheid worden meer tastbaar en beter controleerbaar;
• In plaats van versnippering van budgetten over diverse afdelingen vindt centralisatie plaats;
• Er ontstaat een betere prognose en meer controle op de uitvoering door UWV;
• Er ontstaat een beter platform voor samenwerking met verzekeraars en Pensioenfonds(en).

Zet je zo’n GO zo maar even neer?

Zoals gezegd is een GO veel meer dan een interne arbodienst, het lijkt eerder op een soort van eigentijdse bedrijfsvereniging uit het begin jaren 90 vorige eeuw. Door de combinatie van uitvoering, privacywetgeving en steeds meer toenemende lasten voor de werkgever is er eigenlijk een klimaat ontstaan waarbij deze manier van uitvoering het beste past. De arbodienstverlening lijkt op de ‘kleine commissie’ van destijds, maar dan ontdaan van alle politieke ballast (waaraan de bedrijfsverenigingen destijds ook ten onder zijn gegaan). En nee, zo’n GO zet je zeker niet zo maar even neer, daar komt veel bij kijken. Voordeel is wel dat je een GO-project klein kunt starten en daarna modulair en gefaseerd kunt aanvliegen. Maar daarover later een keer meer.  

Conclusie

Het idee van de ‘GO’ houdt me nu al bijna 5 jaar bezig en ben ik nog objectief nadat ik er al die jaren wekelijks behoorlijk veel tijd aan heb besteed? Er is geen ander materiaal om mee te vergelijken, er bestaan nog geen ervaringen bij anderen en ik kan er nergens iets over lezen. Er zijn geen gelijkgestemden die hetzelfde idee ook aan het uitwerken zijn en waarmee ik stevig in discussie kan en lekker sparren. Het is een eenzaam denkproces waarbij de twijfel nooit ver weg is; klopt het? Maak ik geen denkfouten? Loop ik in kringetjes omdat ik steeds weer bij hetzelfde punt uitkom: dit is het model voor de komende jaren?

Maar ook landelijk duiden alle parameters op de GO: de hier beschreven botsingen bij de uitvoering, maar ook het UWV dat steeds dominanter wordt en de politiek steeds meer een tandeloze tijger. Van de 150 Kamerleden zijn er misschien 15 (positieve schatting) die voldoende kennis van de sociale zekerheid hebben om er ook maar iets van te begrijpen laat staan dat ze bijvoorbeeld de dossierkennis van een Paul Ulenbelt hebben. Weliswaar vertegenwoordigde hij zeker niet mijn politieke voorkeur maar een portefeuillehouder sociale zekerheid zoals Ulenbelt zou een zegen voor iedere politieke partij en de landelijke politiek zijn. Arbodiensten zetten (teveel) in op de schaarste van de bedrijfsartsen en maken zo hun eigen model nog meer kwetsbaar. Vergeet niet hoe makkelijk de rol van de verzekeringsarts met de 60+regeling werd uitgegumd en dat een groot deel van de omzet dankzij de wettelijke verplichting wordt gemaakt. De rol die de UWV-directie had kan in de private sector door de digitalisering en de nieuwste ontwikkelingen met AI ontstaan. Simpel: het zijn de werkgevers die de geldstroom Verzuim en Arbeidsongeschiktheid moeten financieren en die is inmiddels groter dan 2,5 miljard per maand. Er komt vanzelf een moment dat werkgevers minder externe afhankelijkheid en meer interne grip en controle willen hebben: tja, kom ik weer uit bij de GO.  

Goed, even genoeg, ook wat betreft de uitleg over HR TD (in Taakdelegatie binnen de GO) en de verschillende andere genoemde (nieuwe) spelers. Ongetwijfeld roept dit document vragen op, elders op de website van Verzuimdynamiek staan blogs waarin nog meer uitleg over dit model te vinden is. Bedrijven en/of organisaties die meer over een GO willen weten kunnen via verzuimdynamiek.nl of LinkedIn contact met me opnemen.  

Bedankt voor je aandacht.

Groet, 

Herwin Schrijver

Beuren (Dsl), oktober 2023