Gewoon doorgaan alsof er niets verandert?

BEUREN (Duitsland) – Met deze blog probeer ik voor te sorteren op de benodigde nieuwe verzuimaanpak bij veel grote werkgevers. Omdat in de maand januari vaak de balans van de samenwerking met de arbodienst wordt opgemaakt is de aandacht voor het onderwerp verzuim juist dan vaak wat breder en groter. Een mooi moment om ook eens wat meer focus te leggen op de bedrijfsinterne processen omtrent de verzuimbegeleiding in het algemeen en het Eigen Regie-model in het bijzonder. 

Het is januari 2021 en na een veelbewogen 2020 zijn we in het jaar beland dat de ommekeer naar ons oude normaal moet brengen maar vooralsnog toch volledig in het teken staat van Corona. In het verlengde daarvan lijkt het wel of niets is zoals het ooit was: de kinderen gaan niet naar school, we gaan niet naar het werk maar werken thuis, we vergaderen achter beeldschermen en mogen inmiddels na 21 uur de deur niet meer uit. Alles klontert samen in de huis-, werk-, woon-, leefkamer, dag in, dag uit. En dan op een dag, ik hoop binnenkort, is het allemaal voorbij en kunnen we terug naar het ‘oude normaal’ of wat daar tegen die tijd dan nog van over is. Van een aantal dingen kunnen we nu al uitgaan dat die in het nieuwe oude normaal niet meer terugkomen. Zo zijn met name de wat grotere werkgevers al lang aan het doorrekenen wat de rendementen zijn om de standaard ‘werken doe je op kantoor’ in ieder geval gedeeltelijk af te schaffen. Minder lease-auto’s, minder reis- en vervoerskosten, minder werkplekken, minder meters kantoor huren, etc. Voor werknemers betekent het nieuwe normaal dat privé en werk nog sneller en nog meer dan vroeger door elkaar zullen lopen, een vervlechting die vele uitdagingen oplevert en die maakt dat ik (uiteraard) wat dieper wil ingaan op de verzuimbegeleiding.

Wanneer een werknemer zich ziek meldt moet de werkgever in actie komen. De actiepunten zijn vastgelegd in een (wettelijk verplicht) verzuimbeleid en een groot deel van die activiteiten worden wordt uitgevoerd door de arbodienst en (bij heel veel grotere werkgevers) de leidinggevende van de werknemer. Deze verzuimaanpak wordt het eigen regie model genoemd en de rode draad is dat de leidinggevende integraal en dominant bij de verzuimbegeleiding betrokken is en op een bepaald moment ‘het goede gesprek’ met de verzuimende werknemer voert. Klinkt heel logisch en het bespaart ook nog eens lekker budget want stel je voor dat de arbodienst al die gesprekken er ook nog eens bij zou doen; die sturen al van die gepeperde rekeningen en waarvoor nou helemaal? Toch zijn er wel wat redenen waarom een werkgever het eigen regie-model beter kan heroverwegen:

• In meer dan 50% van de aanleiding van de verzuimmeldingen speelt de leidinggevende zelf een rol;
• De leidinggevende werkt niet in opdracht van de bedrijfsarts dus deze werkgevers brengen zichzelf ook qua AVG (Privacy-wetgeving) in de problemen;
• Meer dan 70% van het verzuim is op dag 1 niet medisch en de kans is groot dat de werknemer de onderliggende kwesties liever niet met de leidinggevende bespreekt. De bestaande protocollen in het eigen regie-model schrijven de werknemer echter het gesprek met de leidinggevende voor;
• De leidinggevende heeft andere prioriteiten en is daarnaast onvoldoende opgeleid om goed te kunnen bepalen tot waar de bevoegdheden binnen een verzuimgesprek reiken. Die zijn door de Autoriteit Persoonsgegevens op pagina 19 van de beleidsnotitie “De zieke werknemer” echter kristalhelder vastgelegd (verkorte opsomming):
  • Telefoonnummer en verpleegadres;
  • Vermoedelijke duur verzuim;
  • Lopende afspraken en werkzaamheden;
  • Of er sprake is van vangnet ziektewet (indien ja, niet vragen welke);
  • Houdt de ziekte verband met een arbeidsongeval;
  • Is er sprake van een verkeersongeval (regres).

Dat zijn de vragen en onderwerpen die een werkgever (leidinggevende) mag uitvragen bij de intake van de verzuimmelding. Bij veel leidinggevenden is de volgende vraag in de trainingen enorm populair; ‘wat denk je zelf dat je nog wel kunt doen’? Ik zie die vraag echter in het hele beleidsstuk echt nergens staan. Op dit moment is er in Nederland tenminste een werkgever in de Zorg (en er zijn er vast wel meer) waar de leidinggevende de volgende vraag stelt wanneer een werknemer aangeeft positief op Corona te zijn getest nadat ze zonder beschermende kleding en zonder medische maskers de Coronahaard  in zijn gestuurd. “Heb je op dit moment klachten? Want als je positief getest bent maar geen klachten hebt kun je gewoon komen werken hoor.” De medewerkster die me deze mailtjes liet zien, ook van collega’s die haar later trots mailden ondanks een positieve Coronatest wel gewoon naar het werk te gaan, heeft inmiddels zelf bepaald dat ze na haar herstel niet meer voor deze werkgever werkzaam wil zijn; ontslag met wederzijds goedvinden, respect!

De titel van de blog is: Gewoon doorgaan alsof er niets verandert? 

De vraag suggereert inderdaad een verandering (in de verzuimbegeleiding) en in mijn beleving is die noodzakelijk. Zoals ik al schreef klontert werk en privé op dit moment enorm samen en de kans is groot dat steeds meer werkgevers ook in het post-Corona tijdperk (grotendeels) voor thuiswerken opteren. Dat de kinderen straks weer naar school gaan en het thuiswerken daardoor in meer rustig vaarwater komt betekent niet dat er daardoor sprake is van ontvlechting, integendeel. De ‘afstand’ naar kantoor en collega’s wordt groter en er zullen nieuwe manieren worden ontwikkeld om het thuiswerken meer en beter gangbaar te maken. Het is raadzaam om bij de ontwikkeling van die nieuwe manieren en tools ook rekening te houden met gelijk opgaande innovatie waar het de aanpak en begeleiding van verzuim betreft. Niets doen betekent automatisch dat het bestaande beleid wordt overgeheveld naar het nieuwe thuiswerken en door de verdere vermenging van privé en werk is dat mogelijk nog meer ongewenst dan in de oude situatie. Meer dan ooit is het daarom voor werkgevers verstandiger om te investeren in de verzuim-intake onder de vleugels van de bedrijfsarts en dit door een specialistisch opgeleide professional te laten doen. In een ander document voor de bedrijfsarts leg ik uitgebreid uit waarom de intake vooral niet standaard alleen door een BIG-geregistreerde praktijkondersteuner moet worden uitgevoerd. Voor hier volstaat aan te geven dat dit voor niet meer dan circa 30% van de verzuimmeldingen wenselijk is, de andere 70% kan beter door gespecialiseerde casemanagers in taakdelegatie worden opgepakt.

Juist omdat de werksetting en de omstandigheden waaronder wordt gewerkt in alle opzichten verandert is het nog meer dan vroeger van belang dat de werknemer in een veilige en neutrale omgeving een 100% vertrouwelijk gesprek kan aangaan. Dit voordeel voor de werknemer komt ook de positie van de bedrijfsarts ten goede. Er is sprake van een win-win wanneer de werknemer meer neutrale aandacht krijgt en de bedrijfsarts daardoor ook meer zekerheid heeft dat het uitvragen binnen de gestelde kaders zal plaats vindt. Uiteindelijk is het bij een klacht richting tuchtcommissie de bedrijfsarts die ‘voor het hekje’ komt te staan, niet de leidinggevende of de casemanager.

Zo maar een paar vragen die uitnodigen om na te denken over de wenselijkheid van innovatie van het verzuimbeleid. Tegelijkertijd kan een brug worden geslagen naar nieuwe aandachtsgebieden zoals een apart re-integratiebeleid.

• Mogen er aan de werknemer vragen worden gesteld over de medische en/of andere (privé) redenen voor het verzuim?

• • Ja dat mag, maar niet door de werkgever, dus ook niet door de leidinggevende.

• Mag de leidinggevende op het moment van de verzuimmelding aan de werknemer vragen wat die zelf denkt nog wel te kunnen doen?

• • Als de leidinggevende die vraag wil stellen dan is dat in het kader van de re-integratie aan de bedrijfsarts maar niet aan de werknemer. De juiste volgorde is: de bedrijfsarts bepaalt eerst of de werknemer door ziekte en /of gebrek arbeidsongeschikt is voor de eigen functie. Aansluitend zal de bedrijfsarts (laten) beoordelen of de werknemer passend werk kan doen. De eventuele communicatie kan de bedrijfsarts delegeren aan de casemanager in taakdelegatie, die sluit het kort met de operationeel casemanager bij de werkgever/leidinggevende. De AP heeft desgevraagd per brief duidelijk gesteld dat deze taken voor partijen niet door een en dezelfde casemanager mogen worden uitgevoerd.

• Wat is een belangrijke verandering ten gevolge van het nieuwe werken die maakt dat de verzuimintake nog belangrijker wordt?

• • In de werktransitie die nu plaatsvindt verschuiven of verdwijnen een aantal belangrijke ‘stabilisatoren’ die vroeger voor de balans tussen werk en privé zorgden. Zo kunnen we bijvoorbeeld denken aan het wegvallen van de volgende  scheidslijnen:

• • • Externe scheiding werk/privé omdat het ‘blok’ van 8 tot 5 verdwijnt;
    • hetzelfde geldt voor het fysieke samenzijn met collega’s (veel extra drukte vanwege gezin maar ook eenzaamheid door de extra dagen alleen thuis);
    • de logica en helderheid van bestaande werkafspraken en werkprocedures die minder goed aansluiten op de huidige veranderingen en het langer worden van de lijnen;
    • de wijze waarop functies en arbeidsvoorwaarden zijn ingevuld staan haaks op het huidige thuiswerken en zorgen daarom voor verwarring.

• Veel organisaties hebben momenteel een hoog verzuim. Wat is de mogelijke invloed of impact op de uitvoering van het verzuimbeleid door eventuele (schurende) veranderingen door de nieuwe manieren van werken binnen een organisatie?

• • De impact zal niet te onderschatten zijn en misschien is dit daarom ook een goed moment om naast het verzuimbeleid een apart re-integratiebeleid te gaan schrijven. Verzuim(begeleiding) heeft immers meer met arbo-wetgeving en de wet verbetering Poortwachter te maken en behoort mede door de privacywetgeving op het bord van de arbodienst. De re-integratie valt echter eerder onder de werking van het arbeidsrecht en juist dit deel hoort bij de werkgever. 

• Heeft een eventuele verandering van het functiehuis ook invloed op de mogelijkheden voor de re-integratie van werknemers die arbeidsongeschikt zijn voor de bedongen arbeid?

• • Los van het feit dat dit ongetwijfeld invloed heeft is het misschien goed om eens stil te staan bij de vraag wat er eigenlijk belangrijker is; de competenties en interesses van de re-integrerende medewerker of de inpasbaarheid in een functieprofiel? Met name bij grote werkgevers zijn de functies en functieprofielen vaak in beton gegoten en is die bestaande structuur leidend terwijl de waarde van een geslaagde re-integratie vaak vele tienduizenden euro’s is. Als de gere-integreerde werknemer dan ook nog eens werk doet dat aansluit bij zijn of haar interesses en mogelijkheden dan snijdt het mes aan vele kanten!

Tot zover dit beknopte pleidooi voor een vernieuwing van het verzuimbeleid zodat het beter aansluit op de nieuwe omstandigheden. Bedankt voor je aandacht en veel plezier met het lezen van mijn blogs. Veel werkplezier,

Groet,

Herwin

Beuren 26 januari 2021  

Verzuimdynamiek is een nieuw initiatief van Herwin Schrijver. We zijn druk bezig met het ontwikkelen van dit nieuwe platform. Wil je alvast aan ons verbonden blijven? Registreer je dan bij Verzuimdynamiek.nl