Koersdocument: de medisch accountant binnen de GO
Dit keer gaan we in op een belangrijke speler binnen de uitvoering van de GO: de medisch accountant die deel uitmaakt (uiteraard in taakdelegatie) van het financiële team. Eerst uitleg waarom er een financieel team binnen de GO is opgenomen.
Afbeelding 1
De nota voor interventies
In de afbeelding staat een voorbeeld van een fictieve nota voor een interventie die aan een verzonnen werkgever is verzonden. Wat opvalt zijn de volgende punten: de verzuimende werknemer wordt genoemd, het type behandeling, de behandeldata en de dienstverlener zijn vermeld. Deze nota gaat dan bij de werkgever vaak eerst naar HR of de leidinggevende en daarna geaccordeerd richting Finance. Aansluitend wordt de factuur daar gecontroleerd en na wat vragen over de verwarrende samengestelde stuksprijs uiteindelijk toch betaald en ingeboekt. Vaak vindt er voorafgaand aan de interventie ook nog een beoordeling bij de werkgever plaats of het budget wordt toegekend. Afwijzing komt nogal eens voor wanneer er sprake is van budgetkrapte omdat de organisatie al veel in preventie heeft geïnvesteerd. Het was daarom geen toeval dat de laatste 2 blogs als onderwerp het risico van verdringing van interventiebudgetten door preventieactiviteiten hadden.
De kritische professional verzuimbegeleiding had het vast al gezien: een dergelijke nota is Avg-technisch niet acceptabel en kan vanwege alle persoonsgevoelige en medische informatie niet door de beugel. Aan de andere kant is de verwachting realistisch dat de werkgever waarschijnlijk niet akkoord gaat met de onderstaande (Avg-correcte) nota.
Afbeelding 2
Onmogelijke illusie?
Een rekening vol vertrouwelijke informatie mag niet vanwege privacywetgeving en een nota zonder herleidbare kosten is op basis van interne beleidsregels (financial governance) geen mogelijkheid. Omdat niets doen ook geen optie is blijven veel organisaties op de oude manier betalen en in publieke sectoren zoals de Zorg zijn er ook werkgevers die ‘blanco’ betalen (dus conform de 2e nota).
Er zijn dus verschillende oplossingen mogelijk:
- Organisaties ‘interpreteren’ de privacywetgeving zodanig dat er met wat organisatorische (papieren) oplossingen op de oude wijze conform de bestaande beleidsregels doorgewerkt kan worden. Argumenten:
- er ontstaat anders een onwerkbare situatie
- onze systemen voldoen aan de privacy wetgeving;
- we hebben de keuze gemaakt voor eigen regie en de leidinggevende als de casemanager;
- de arbodienst zegt dat het zo kan;
- de Autoriteit Persoonsgegevens controleert amper.
- Organisaties betalen blanco nota’s.
- Organisaties ‘besteden het verzuim uit aan de arbodienst’ en voldoen daarom aan de wet (herbenoemen en op de oude manier door gaan).
- Organisaties gaan, vanuit de veronderstelling zo het verzuim aan te pakken, volledig voor preventie, vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.
Met deze laatste variant ‘ontkent’ een organisatie echter de problematiek van het bestaande verzuim omdat het station van voorkomen al gepasseerd is. Voor de aanpak en begeleiding van verzuim is er andere dienstverlening nodig, er is wettelijke regelgeving van toepassingen en daarom draaien er andere professionals aan de knoppen. Preventie is als onderdeel van de Algemene Werkgeversdiensten onlosmakelijk met de reparatie vanuit de Gerichte Werknemersdiensten en HR-diensten verbonden. Daarom en in het kader van alle (privacy)wetgeving maken beide uitvoeringsprogramma’s onderdeel uit van de GO en vallen ze zoals de onderstaande afbeelding laat zien onder het externe toezicht. Op deze wijze werken ze complementair, voldoen aan bestaande wetgeving en de geldstromen zijn beter herleidbaar, controleerbaar en te managen. Een ander voordeel is dat er een meer zuivere toerekening van de kosten/baten mogelijk is.
Afbeelding 3.
Meer invloed op de geldstromen Gezondheid Toekomst en Werk
Wanneer we naar de reguliere bedrijfsvoering kijken dan hebben de meeste organisaties ongeveer alles gebudgetteerd en zijn de kosten tot op het niveau van een paperclip herleidbaar en toerekenbaar.
Het doorrekenen en toerekenen van kosten en schuiven van geldstromen is tot een soort van hogere wiskunde verheven waar complete afdelingen ieder kwartaal opnieuw de handen aan vol hebben. Grote bedrijven gaan zelfs zo ver dat leveranciers conform hun inkoopbepalingen (procurement) moeten leveren en factureren of ze hebben dit deel van de bedrijfsvoering zelfs helemaal uitbesteed aan derden. Juist voor dit soort grote en dominante organisaties zijn nota’s met betrekking tot gezondheid en re-integratie lastig omdat herleidbaarheid tot op werknemersniveau qua Avg niet wenselijk is en uiteindelijk voor stevige problemen en slechte publiciteit kan zorgen. De uitdaging is dus om een uitvoeringsmodel te organiseren waarbij aan de parameters conform de wetgeving op gebied van onder meer verzuim en Avg wordt voldaan terwijl ook interne zaken als Governance, beleid Finance en (externe) samenwerkingen groen aangevinkt kunnen worden.
De medisch accountant
In de vorige afbeelding (3.) staat ‘Finance’ al als mogelijke activiteit aangegeven bij de uitvoering van de gerichte werknemersdiensten en HR-diensten. De medisch accountant heeft naast een controlerende functie op de geldstromen ook een rol als verbindingsofficier en werkt in taakdelegatie samen met de bedrijfsarts en de andere leden uit het uitvoeringsteam binnen de uitvoering van de GO. In de volgende afbeelding (4.) wordt aan de hand van een overzicht verklaard hoe en waar de medisch accountant binnen de GO actief is.
Afbeelding 4.
De blauwe verticale stippellijn markeert en visualiseert de scheiding tussen de werkgever en de GO waarmee de onafhankelijkheid van de uitvoering geborgd wordt. Omdat de werkgever financiert moet ook de financiële bedrijfsvoering binnen de GO losgekoppeld en autonoom zijn. Een andere voorwaarde is de arbo-licentie waarmee de uitvoering voor de GO als interne arbodienst wordt ingericht en gevalideerd. Samen met het externe toezicht (hier door BCS) zijn dit de belangrijkste maatregelen die ervoor moeten zorgen dat de werkzaamheden binnen de GO aan alle wettelijke criteria voldoen.
De voordelen van de medisch accountant en het financiële team
De onafhankelijke inrichting van de functie en de autonome werkwijze van de medisch accountant verbinden de corporate afspraken, de wensen van het GO-bestuur en het financiële team. Voor de bedrijfsartsen en de stafarts zal het wennen zijn om op basis van taakdelegatie eindverantwoordelijk te zijn voor de financiële bedrijfsvoering. Uiteindelijk komt er een onafhankelijk beleid dat aansluit op de systemen en procedures van de werkgever zonder dat het daarvan een integraal onderdeel is.
Het vernieuwende aan een dergelijke uitvoering is het samenvoegen van de medische noodzaak (bedrijfsarts) en financiële uitvoering binnen 1 team. Voor de werknemers heeft dit twee grote voordelen: de werknemer voelt zich veilig omdat de privacy geborgd is. Het tweede voordeel is dat de juiste dienstverlening op het juiste moment sneller kan worden ingezet (dan wanneer er eerst allerlei mensen zoals de leidinggevende en HR toestemming moeten geven).
Voor de werkgever zijn er behalve naleving van allerlei wettelijke kaders en het zelf kunnen bepalen ook nog andere voordelen: de kosten voor dienstverlening gaan naar een eigen organisatie en die kan daar anders mee omgaan dan een externe dienstverlener die (uiteraard) gewoon winst moet maken. Een ander voordeel is dat er geen discussie over ‘ownership’ van de data (uit de verzuimbegeleidingssystemen) hoeft te worden gevoerd. Een derde voordeel is dat financiële ondersteuning door bijvoorbeeld een inkomensverzekeraar beter herleidbaar en verdedigbaar is. Het bestuur van de GO en een verzekeraar kunnen bijvoorbeeld afspraken maken om een gezamenlijke inspanning te leveren om binnen de GO voor de werknemers tot betere en snellere re-integratie te komen.
Een goede en zorgvuldige uitvoering staat of valt onder meer bij goede werkafspraken en de naleving van deze afspraken. Natuurlijk vraagt de ook introductie van een dergelijke innovatieve werkwijze veel geduld, goede protocollen en zorgvuldige procedures en een gedegen afstemming. Maar wanneer het financiële team eenmaal is ingericht dan zijn de geldstromen, diensten, de financiële verwerking en het medisch deel voor de werknemer en de werkgever optimaal samen gebracht.
Tot zover, bedankt voor jullie tijd, blijf allemaal gezond en veel leesplezier op www.verzuimdynamiek.nl
Hartelijke groet,
Herwin Schrijver
