Waarom het beter is om verzuim voor te zijn – en hoe je dat doet

Welkom bij de laatste blog in onze driedelige reeks over een nieuwe kijk op mobiliteit.
Waar eerdere blogs (zie hier deel 1 en hier deel 2) vooral gericht waren op re-integratie tijdens ziekte, draait deze laatste aflevering om iets dat nog krachtiger is: het voorkomen van verzuim. En dan niet met algemene preventieprogramma’s, maar door écht maatwerk op individueel niveau te bieden – nog vóórdat een medewerker zich ziekmeldt.

Verzuim begint vaak al (ver) voor de ziekmelding

Het klinkt logisch, maar het wordt zelden gedaan: op tijd het gesprek aangaan met medewerkers die door andere events dan ziekte en/of gebrek uit balans dreigen te raken. Veel organisaties wachten tot het te laat is – tot er een officiële ziekmelding ligt. Pas dan wordt het verzuimdossier opgestart, met alle Wvp-gevolgen van dien.

In plaats van af te wachten, kun je als organisatie kiezen voor vroegtijdige signalering en begeleiding. Dat vraagt om een andere mindset én om een beleid waarin een duidelijke scheiding tussen afwezigheid en verzuim wordt gerealiseerd.

Stelling: De rol van de leidinggevende kan op de schop

De leidinggevende wordt middels het Eigen Regie-model nu vooral ingezet om de bedrijfsarts zo lang mogelijk buiten beeld te houden. Dat is jammer en een gemiste kans.”

In veel organisaties blijft de leidinggevende het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die uitvallen. En dat gebeurt vaak met de beste bedoelingen. Maar laten we eerlijk zijn: de leidinggevende is doorgaans geen medisch expert. Wat hij of zij wél is: vertegenwoordiger van de werkgever, gebonden aan HR-kaders en beperkt in wat wettelijk besproken mag worden.

Dat maakt het zogenaamde ‘goede gesprek’ tussen leidinggevende en medewerker vaak allesbehalve goed. Voor de medewerker voelt het gesprek al snel onveilig, beladen of als een beoordelingsmoment. Niet bepaald de setting waarin iemand open kan praten over twijfels, zorgen of wat er werkelijk speelt.

De oplossing?

Haal de inhoudelijke gesprekken weg bij de leidinggevende. Laat ze voeren door professionals die daarvoor zijn opgeleid – zoals casemanagers, vitaliteitscoaches of gespecialiseerde begeleiders. Op die manier ontstaat er ruimte voor échte ondersteuning, zonder dubbele petten of spanningsvelden. En het mooie is: de leidinggevende krijgt daarmee juist een meer natuurlijke en zuivere rol terug. Niet als controleur of zorgverlener, maar als collega en verantwoordelijke die ruimte biedt, vertrouwt en faciliteert.

Het Time-out beleid: voorkom als organisatie met innovatief beleid dat de Wet verbetering poortwachter in werking treedt

In onze vorige blog legden we uit hoe de Wet verbetering poortwachter (Wvp) – hoewel goed bedoeld – onbedoeld leidt tot rigide, uniforme aanpak van alle afwezigheid als ware het verzuim. Die werkwijze doet vaak meer kwaad dan goed.

Daarom introduceren we het zogenaamde Time-out beleid. Dit is een soort van pauzeknop, een arbeidsrechtelijk interventiemoment vóórdat er sprake is van verzuim. Een door de werknemer en werkgever gekozen moment dat er voor zorgt dat de Wvp niet van kracht is. Met deze nieuwe pauzeknop kunnen organisaties beleidsmatig  – samen met gespecialiseerde begeleiders – voor de werknemer, de leidinggevende en HR ruimte creëren voor reflectie, rust en gerichte ondersteuning. Time-outgesprekken kunnen door de werknemer en de werkgever worden aangevraagd en zijn géén vervanging van het spreekuur bij de bedrijfsarts, maar een professionele interventie om op het juiste moment de regie te geven aan medewerker én organisatie.

Afwezigheid ≠ verzuim: tijd voor een fundamentele tweedeling

Als je als organisatie serieus werk wilt maken van duurzame inzetbaarheid en écht flexibel wilt kunnen schakelen, dan is één ding cruciaal: maak onderscheid tussen afwezigheid en verzuim. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk zijn de twee nog vaak onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zodra iemand niet op het werk verschijnt, wordt het vrijwel automatisch een verzuimgeval – met bijbehorende protocollen, wetgeving en administratieve rompslomp. Dat beperkt niet alleen de handelingsruimte van de organisatie, maar vooral ook die van de medewerker.

Tijd voor verandering. Tijd voor een tweedeling.

Een nieuwe route naast de bestaande en belangrijk om te benadrukken: het is niet nodig om je bestaande arbodienstverlening overboord te gooien. De invoering van een Time-out beleid is juist een aanvulling op wat er al is. Het biedt een extra route vóórdat verzuim aan de orde is – een waardevolle schakel om vroegtijdig te kunnen handelen. Met het Time-out beleid ontstaat ruimte om signalen serieus te nemen nog vóórdat iemand uitvalt. Door die ‘pauzeknop’ in te bouwen en gesprekken te voeren buiten de kaders van de Wet verbetering poortwachter, wordt het mogelijk om effectiever én mensgerichter te handelen.

Wat als je vasthoudt aan Eigen Regie?

Organisaties die gehecht zijn aan het Eigen Regie-model hoeven niet alles overboord te gooien. Maar ze zullen wel moeten bijsturen. Het belangrijkste is: haal het contactmoment naar voren. Wacht niet tot de ziekmelding, maar bied eerder een gestructureerde mogelijkheid voor reflectie en ondersteuning. Belangrijk daarbij is wél: laat de Time-out gesprekken niet voeren door de leidinggevende. Hoe goed bedoeld ook, die rol is niet neutraal. Geef die gesprekken in handen van professionals die het proces van een veilige, effectieve Time-out kunnen begeleiden.

Een nieuwe praktijk zichtbaar maken

De kracht van het nieuwe beleid zit niet alleen in de inhoud, maar ook in de vorm. De afbeelding hieronder laat het verschil zien tussen de oude en nieuwe werkwijze. In plaats van de klassieke verzuimgesprekken ontstaat met het Time-outbeleid een duidelijk herkenbare nieuwe extra route: één die afwezigheid niet automatisch tot verzuim maakt, maar ruimte biedt voor maatwerk, vertrouwen en duurzame inzetbaarheid. De afbeelding laat het verschil zien dat door de ‘Pauzeknop’ in het nieuwe beleid ontstaat.

Tot slot: van controle naar aandacht

Te lang hebben organisaties vastgehouden aan controle, angst voor loonsancties en generieke preventieprogramma’s die zelden het verschil maken. Maar laten we eerlijk zijn: verzuim voorkom je niet met regels, spreadsheets of angst gedreven beleid. Wat wél werkt? Aandacht. Tijdig contact. Ruimte voor maatwerk. En gesprekken die gevoerd worden door professionals die weten wat nodig is – nog vóórdat iemand uitvalt.

De toekomst van effectief verzuimbeleid ligt niet in afvinken, maar in vertrouwen. Niet in beheersen, maar in waardevrij luisteren. En vooral: in het durven inzetten van Time-out gesprekken door professionals die medewerkers écht helpen bij het vinden van passende ondersteuning op het juiste moment. Natuurlijk roept deze nieuwe aanpak ook vragen op: Hoe ziet zo’n proces eruit? Wie voert het gesprek? Wanneer en in welke setting? Is er software nodig? Wat is de rol van de bedrijfsarts?

Het zijn terechte en belangrijke vragen. Vragen die niet om standaardantwoorden vragen, maar om doordachte keuzes. En precies daarvoor zijn strategische sessies bedoeld: om samen te onderzoeken hoe deze omslag er binnen jóuw organisatie uit kan zien. Want één ding is zeker: wie nu kiest voor aandacht, bouwt aan vertrouwen. En daarmee aan een veerkrachtige organisatie die klaar is voor de toekomst.

Meer weten?

Bekijk ook de blogs over de nieuwe kijk op mobiliteit, navigatiegesprekken, inzetbaarheid en mensgericht verzuim. Zeker in relatie met de komende AI-uitdagingen de moeite van jouw tijdsinvestering meer dan waard.

Ben je nieuwsgierig geworden naar een bredere kijk op verzuim, afwezigheid en mensgericht casemanagement? Op Verzuimdynamiek.nl vind je meer blogs en achtergrondartikelen.💡 Abonneer je gratis (ook op LinkedIn) en ontvang als eerste nieuwe blogs, whitepapers en uitnodigingen voor webinars en events – speciaal voor HR-, arbo- en verzuimprofessionals. Weet je al genoeg en wil je een strategische presentatie (die zijn overigens niet kosteloos) dan kan dat natuurlijk ook. Stuur in dat geval even een mail (info@verzuimdynamiek.nl) zodat we een afspraak kunnen inplannen.

Bedankt voor het lezen. Tot de volgende blog!

Hartelijke groet,
Herwin Schrijver
Juli 2025