Het mensgericht casemanagement is ontwikkeld als een instrument voor aandacht interventie voor de werknemer om deze naast de Poortwachterwetgeving, in de toekomst steeds meer AI-gestuurd, ook persoonlijk en individueel te kunnen begeleiden. Belangrijke kenmerken zijn dat een werknemer een 100% veilig gesprek kan voeren en dat de regie op het uitwisselen van informatie bij de werknemer ligt. Wel kan de gesprekspartner van de werknemer, een casemanager PDI (de titel die bij de opleiding Regie op Inzetbaarheid (ROI) hoort) terugkoppelen aan de eigen bedrijfsarts.

Waar op dit moment veel interventies vooral gericht zijn op re-integratie tijdens ziekte, draait een belangrijk deel van de mensgerichte begeleiding om iets dat nog krachtiger is: het voorkomen van verzuim. En dan niet met algemene preventieprogramma’s, maar door écht maatwerk op individueel niveau te bieden – nog vóórdat een medewerker zich ziekmeldt.

Verzuim begint vaak al (ver) voor de ziekmelding

Het klinkt logisch, maar het wordt zelden gedaan: op tijd het gesprek aangaan met medewerkers die door andere events dan ziekte en/of gebrek uit balans dreigen te raken. Veel organisaties wachten tot het te laat is – tot er een officiële ziekmelding ligt. Pas dan wordt het verzuimdossier opgestart, met alle Wvp-gevolgen van dien.

In plaats van af te wachten, kun je als organisatie kiezen voor vroegtijdige signalering en begeleiding. Dat vraagt om een andere mindset én om een beleid waarmee een duidelijke scheiding tussen afwezigheid en verzuim wordt gerealiseerd.

Daarvoor introduceert een werkgever (eventueel via de dienstverlener) het zogenaamde Time-out beleid. Dit is een soort van pauzeknop, een arbeidsrechtelijk interventiemoment vóórdat er sprake is van verzuim. Een door de werknemer en werkgever gekozen moment dat er voor zorgt dat de Wvp niet van kracht is. Met deze nieuwe pauzeknop kunnen organisaties beleidsmatig  – samen met gespecialiseerde begeleiders – voor de werknemer, de leidinggevende en HR ruimte creëren voor reflectie, rust en gerichte ondersteuning. Time-outgesprekken kunnen door de werknemer en de werkgever worden aangevraagd en zijn géén vervanging van het spreekuur bij de bedrijfsarts, maar een professionele interventie om op het juiste moment de regie te geven aan medewerker én organisatie.

Afwezigheid ≠ verzuim: tijd voor een fundamentele tweedeling

Als je als organisatie serieus werk wilt maken van duurzame inzetbaarheid en écht flexibel wilt kunnen schakelen, dan is één ding cruciaal: maak onderscheid tussen afwezigheid en verzuim. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk zijn de twee nog vaak onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zodra iemand niet op het werk verschijnt, wordt het vrijwel automatisch een verzuimgeval – met bijbehorende protocollen, wetgeving en administratieve rompslomp. Dat beperkt niet alleen de handelingsruimte van de organisatie, maar vooral ook die van de medewerker.

Tijd voor verandering. Tijd voor een tweedeling.

Een nieuwe route naast de bestaande en belangrijk om te benadrukken: het is niet nodig om je bestaande arbodienstverlening overboord te gooien. De invoering van een Time-out beleid is juist een aanvulling op wat er al is. Het biedt een extra route vóórdat verzuim aan de orde is – een waardevolle schakel om vroegtijdig te kunnen handelen. Met het Time-out beleid ontstaat ruimte om signalen serieus te nemen nog vóórdat iemand uitvalt. Door die ‘pauzeknop’ in te bouwen en gesprekken te voeren buiten de kaders van de Wet verbetering poortwachter, wordt het mogelijk om effectiever én mensgerichter te handelen.

Een nieuwe praktijk zichtbaar maken

De kracht van het nieuwe beleid zit niet alleen in de inhoud, maar ook in de vorm. De afbeelding hieronder laat het verschil zien tussen de oude en nieuwe werkwijze. In plaats van de klassieke verzuimgesprekken ontstaat met het Time-outbeleid een duidelijk herkenbare nieuwe extra route: één die afwezigheid niet automatisch tot verzuim maakt, maar ruimte biedt voor maatwerk, vertrouwen en duurzame inzetbaarheid. De afbeelding laat het verschil zien dat door de ‘Pauzeknop’ in het nieuwe beleid ontstaat.

De andere interventie: van controle naar aandacht

Te lang houden organisaties vast aan de (Poortwachter) controle, angst voor loonsancties en generieke preventieprogramma’s die zelden het verschil maken. Maar laten we eerlijk zijn: verzuim voorkom je niet met regels, spreadsheets of angst gedreven beleid. Wat wél werkt? Aandacht naast Poortwachter. Tijdig contact. Ruimte voor maatwerk. Waardevrij luisteren tijdens gesprekken die gevoerd worden door professionals wanneer de werknemer is uitgevallen, het Navigatiegesprek is een werknemersgesprek dat aanvullend en naast de reguliere verzuimbegeleiding wordt gevoerd.

De toekomst van effectief verzuimbeleid ligt niet in afvinken, maar in vertrouwen. Niet in beheersen, maar in waardevrij luisteren. En vooral: in het durven inzetten van Time-out gesprekken en Navigatiegesprekken door professionals die medewerkers écht helpen bij het vinden van passende ondersteuning op het juiste moment. Natuurlijk roept deze nieuwe aanpak ook vragen op: Hoe ziet zo’n proces eruit? Wie voert het gesprek? Wanneer en in welke setting? Is er software nodig? Wat is de rol van de bedrijfsarts? Het zijn terechte en belangrijke vragen. Vragen die niet om standaardantwoorden vragen, maar om doordachte keuzes. En precies daarvoor zijn strategische sessies bedoeld: om samen te onderzoeken hoe deze omslag er binnen jóuw organisatie uit kan zien. Want één ding is zeker: wie nu kiest voor aandacht, bouwt aan vertrouwen. En daarmee aan een veerkrachtige organisatie die klaar is voor een toekomst waar AI de werknemer niet uitsluit.”